12 December 2016 | door Danny Verhoeven

Ben je als manager van een personeelsadministratie, als medewerker van een afdeling Finance of als financieel directeur verantwoordelijk voor de kosten van je medewerkers? Dan zijn er een aantal aandachtspunten die je ongetwijfeld bekend voorkomen.

[the_ad id=’28752′]

Wat zijn je uitgangspunten?



Je wilt dat de kosten inzichtelijk zijn en zo actueel mogelijk. Je wilt kunnen vergelijken, besparingsmogelijkheden zien en daar actie op ondernemen. Ook wil je dat het declareren van kosten voor je medewerkers snel en gemakkelijk gaat.

Ze zijn immers in dienst om hun werkzaamheden uit te voeren en niet uren kwijt te zijn met onnodige administratie. En zijn alle kosten en declaraties in beeld, dan streef je ernaar vanuit goed werkgeverschap, om uitbetalingen zo snel mogelijk te verrichten.



Doe het digitaal en in de Cloud


Is het niet vreemd dat in tijden waar elektronisch factureren eerder regel dan uitzondering is, nog zoveel bedrijven werken met papieren declaratieformulieren? Hoogstwaarschijnlijk beschikt je bedrijf over een geïntegreerd administratief softwarepakket. Tegenwoordig is het mogelijk om Cloud-software met deze pakketten te integreren. Dit heeft een aantal grote voordelen.



Een aantal voordelen


Allereerst hoeft niemand meer papieren declaratieformulieren in te vullen of over te typen. Met een declaratieapp maakt iedereen een foto van zijn declaratie en stuurt het in de Cloud.

Declaraties hoeven niet meer op de zaak zelf te gebeuren, wat flexwerkers en buitendienstmedewerkers zeker op prijs zullen stellen. Bonnetjes raken nooit meer zoek. Digitale declaratieregels zijn per functie of per afdeling door een beheerder te definiëren, waardoor de kans op discussies over onterechte declaraties sterk afneemt.

Direct leidinggevenden kunnen direct een overzicht krijgen van lopende declaraties en snel goedkeuring verlenen. In goede declaratiesoftware kunnen automatische controlepunten worden ingebouwd. Dan kan een leidinggevende ervoor kiezen om alleen die declaraties te bekijken die afwijken van de norm.



Vergelijken en besparen


Wanneer je een goed actueel overzicht hebt van declaratiesoort en kostenposten, dan wordt het mogelijk om trends en voorkeuren te zien. Als je ziet dat veel zakelijke diners plaatsvinden in dezelfde restaurants, wordt het interessant om met de restauranthouder een zakelijke deal te sluiten. Hij heeft gegarandeerde omzet, jij kunt op de kosten van diners besparen. Wil je de administratieve afhandeling sneller en via minder schijven laten verlopen, geef de medewerkers die uit hoofd van hun functie meer declareren dan een zakelijke creditcard. Creditkaartafschriften zijn ook via de Cloud te integreren in je software. 


Speciale aandacht voor de zieke medewerker


Van een andere orde zijn de kosten van arbeidsverzuim. Ook hier is gemakkelijk zicht op te krijgen en zijn besparingen te realiseren. Veel bedrijven hebben een verzuimverzekering waarvan de premie gebaseerd is op het verzuimpercentage.

Een medewerker die thuis zit, wordt te vaak gezien als iemand die voor 100 % verzuimt. Is het niet mogelijk om thuis aangepaste werkzaamheden te verrichten, tegen loonwaarde? En waarom zou je een integrerende medewerker die met halve dagen begint, niet gewoon voor 50 of meer procent hersteld melden?

Dit beïnvloedt je verzuimpercentage en je premie. Minder acute werkzaamheden die altijd maar blijven liggen, zijn uitstekend in te zetten in een re-integratieproces.

Hiermee oogst de herstellende medewerker waardering van collega’s en ook dat bevordert herstel en beïnvloedt je verzuimkosten.

Over KRV Kantoorproducten

KRV Kantoorproducten helpt ondernemers bij het vinden en inrichten van werkplekken.

Zo bestaat ons assortiment onder andere uit:

• Bureaustoelen
• Bureaus
• Directiemeubilair
• Archiefkasten

[su_spacer size=”10″]

En diverse vastgoedmarketing producten:

• Zoekmachine marketing Ebook voor makelaars
• Vastgoed website
• Website review voor makelaars
• Google adwords voor makelaars

[su_spacer size=”10″]

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.