Gratis Ebook: 3 blunders waardoor je veel extra geld kwijt bent aan het huren van kantoor
Lees het Ebook en ontdek:
- Hoe een makelaar de groei van je onderneming in de weg kan staan
- In welke situatie je vast blijft zitten aan een vervelend huurcontract
- Wanneer je met onnodige ruimte blijft zitten waar je wel voor moet betalen
...en zie direct praktische tips om dit op te lossen.
Je krijgt ook wekelijks een gratis tip om het leukste kantoor van Nederland te vinden
Je kantoor ruimten beheren? Hier moet je op letten
In deze bijzondere tijden is het niet vanzelfsprekend om naar kantoor te gaan. Toch merken veel mensen dat het thuiswerken niet optimaal is en missen we onze collega’s.
Even tussen het werken door gezellig kletsen met je collega of het praatje bij de koffieautomaat. Allemaal verlangen we om terug naar kantoor te gaan. Ben je van plan je personeel toch naar kantoor te laten komen?
Dan moet je letten op de volgende punten.
Houd een kantoorplanning bij
Het is belangrijk om je kantoorruimtes te beheren, zodat er niet te veel mensen tegelijk op kantoor zijn. Op deze manier hoef je je personeel niet onnodig in risico te brengen en kan er genoeg afstand worden gehouden.
Bovendien kan het ook handig zijn voor de administratie om bij te houden wie er naar kantoor komt, zodat je dit makkelijk kan verrekenen met de reiskostenvergoeding. Er zijn veel manieren om een kantoorplanning bij te houden.
Dit kan door middel van excel-sheets via Google Docs of via verschillende apps. Houd hierbij in gedachte dat alles realtime verwerkt moet worden, zodat de planning altijd up-to-date is. De mensen met de IT beroepen in je organisatie weten het beste hoe zij dit kunnen aanpakken.
Beheer je vergaderruimtes
Ondanks dat je met een beperkt aantal personen op locatie bent, is het van belang om nog steeds gebruik te maken van beschikbare vergaderruimtes voor (online) overleggen. Veel personen zullen er namelijk voor kiezen om toch thuis te blijven werken. Het is dan wel zo prettig dat je andere collega’s niet stoort met jouw online werkoverleg.
Zorg ervoor dat elke vergaderruimte een maximum aantal personen mag hebben, afhankelijk van de grootte ervan. Daarnaast is het ook geen overbodige luxe om de ruimtes te kunnen reserveren.
De applicatiebeheerder kan dit inzichtelijk maken voor de hele organisatie. Op deze manier hoef je geen discussie te hebben met collega’s over wie de vergaderruimte heeft.
Houd iedereen op de hoogte
Het is handig om een kantoorplanning bij te houden en je vergaderruimtes te beheren. Zorg er wel voor dat iedereen gebruik maakt van het reserveringssysteem.
Vraag daarnaast aan je personeel om zelf de planning goed bij te houden. Wanneer collega’s een plek reserveren, maar toch besluiten niet naar kantoor te komen, moeten ze zich van de planning af halen. Op deze manier worden plekken niet onnodig bezet gehouden. Het zou jammer zijn dat een collega niet naar kantoor kan komen, terwijl er eigenlijk wel plek beschikbaar is.
Heb je geen applicatiebeheerder in je organisatie? Andere IT beroepen weten ook hoe deze ICT oplossingen het beste beheerd kunnen worden. Denk bijvoorbeeld aan developers, systeembeheerders of netwerk developers. Ook los van deze crisistijd is het geen overbodige luxe om je kantoorruimte te beheren.
Leave a Reply