Gratis Ebook: 3 blunders waardoor je veel extra geld kwijt bent aan het huren van kantoor

Lees het Ebook en ontdek:

  • Hoe een makelaar de groei van je onderneming in de weg kan staan
  • In welke situatie je vast blijft zitten aan een vervelend huurcontract
  • Wanneer je met onnodige ruimte blijft zitten waar je wel voor moet betalen

...en zie direct praktische tips om dit op te lossen.

Je krijgt ook wekelijks een gratis tip om het leukste kantoor van Nederland te vinden

5 handige IT-oplossingen voor je bedrijf

| door

Om een bedrijf met medewerkers optimaal te laten functioneren voor zowel de medewerkers als de klanten, kun je niet om het belang van IT heen.

De techniek bepaalt de mogelijkheden op onder andere het gebied van bereikbaarheid en praktische integratie van verschillende systemen om de bedrijfsprocessen zo efficiënt mogelijk te maken.

Netwerk oplossingen kunnen het verschil maken tussen een professioneel bedrijf en een ongeorganiseerd bedrijf. Daarom verzamelden we een aantal IT-oplossingen die erg goed van pas komen voor een bedrijf met meer dan een paar medewerkers.

Telefooncentrale

Heb je een relatief grote organisatie met veel medewerkers? Dan is het prettig als deze medewerkers of hun afdelingen toch allemaal op één telefoonnummer bereikbaar kunnen zijn voor de buitenwereld, ongeacht in welke ruimte ze hun werkplek hebben.

Een handige oplossing hiervoor is een telefooncentrale. Vanuit die centrale kunnen oproepen doorgezet worden naar de gewenste medewerker of afdeling. Kies je voor een telefooncentrale via IP-telefonie, dan is het ook makkelijk om de telefooncentrale te koppelen aan een CRM-systeem.

Een dergelijke telefooncentrale kan geïnstalleerd worden met behoud van je huidige telefoontoestellen en je huidige vaste telefoonnummer.

IP-telefonie

Kort gezegd komt IP-telefonie neer op bellen via een internetverbinding, in plaats van via een analoge of digitale (ISDN) lijn. Je bent niet aangesloten bent op het openbare telefoonnetwerk en belt ook niet naar een telefoonnummer, maar naar IP-adressen.

Dat levert onder andere een betere geluidskwaliteit op. Omdat VoIP (Voice over Internet Protocol) volledig via het internet werkt, is integratie met andere bedrijfssystemen goed mogelijk. Zo kun je oproepen koppelen aan een klantdossier, waardoor je alle benodigde informatie van een klant altijd direct bij de hand kunt hebben en informatie uit een telefoongesprek op een makkelijke manier op de juiste plek geregistreerd kan worden.

Als je nog geen telefooncentrale gebruikt, biedt zakelijke VoIP telefonie het voordeel dat je op hetzelfde telefoonnummer evenveel gesprekken tegelijkertijd kunt voeren als er aangesloten toestellen zijn. Er hoeft dus geen bezette lijn te zijn wanneer er één medewerker aan het telefoneren is.

Vast-Mobiel integratie

Medewerkers zijn niet altijd aanwezig op hun eigen werkplek. In sommige gevallen zijn ze extern aan het werk, of dit nu thuis is of elders. Hoe zorg je er dan voor dat die medewerkers bereikbaar blijven voor klanten zonder dat je ongewild mobiele telefoonnummers moet gaan delen met klanten?

Om dit probleem op te lossen kun je de mobiele telefonie voor je bedrijf integreren in het communicatieplatform van je bedrijf, bijvoorbeeld de telefooncentrale. We spreken dan van ‘vast-mobiel integratie’.

Hiermee kun je ervoor zorgen dat een mobiele telefoon van een medewerker zich gedraagt als een vast bureautoestel. Zo is deze dus ook bereikbaar onder een vast nummer. Dat vaste nummer kan dan ook bij uitgaande oproepen ‘meegestuurd’ worden als identificatie. Zo bied je je medewerkers meer flexibiliteit.

Desktop uit de cloud

Je desktop PC’s of laptops moeten natuurlijk veilig en up-to-date blijven. Op de ‘ouderwetse’ manier, waarbij op iedere afzonderlijke computer de desktop geïnstalleerd staat, betekent dit dat je elk apparaat afzonderlijk moet beheren. Dat kost natuurlijk veel tijd.

Daarnaast zorgt het er ook voor dat je niet buiten het kantoor toegang hebt tot alle gegevens en applicaties, terwijl dat wel gewenst kan zijn. Een oplossing hiervoor is ‘Desktop as a Service’, oftewel DaaS. Dit houdt in dat de desktop in een cloud geplaatst wordt in plaats van op afzonderlijke computers.

Dat noemt men ook wel ‘desktopvirtualisatie’. Zo kan één desktop voor alle gebruikers up-to-date gehouden worden en beveiligd worden, én er zijn mogelijkheden om ook extern in te loggen op de desktop van het bedrijf.

Data hosting

Waar wil je jouw data hebben? Daar bestaan verschillende opties voor. Je kunt ze gewoon ‘in huis’ opslaan, maar dan kan je er niet extern bij. Ook ben je dan zelf verantwoordelijk voor de beveiliging van je data. Je kunt ook je data onderbrengen bij een cloud hosting provider.

Dan regelt de provider de beveiliging voor je. Wel je moet je daarvoor een Nederlands datacenter kiezen, want alleen dan valt je bedrijfsdata namelijk onder de Nederlandse wetgeving.

Een alternatieve optie is hybride hosting-oplossing. Dan plaats je een deel van je data en applicaties in de cloud, een ander deel houd je ‘in-house’. Je kunt ook alles zelf in beheer houden en kiezen voor een back-up in de cloud.

Dit artikel is geschreven door Danny Verhoeven, eigenaar Kantoorruimtevinden.nl. Ik onderneem al velen jaren op internet, maar help je ook graag met het vinden van een geschikte werkplek.

Volg mij op social media: LinkedIn, Twitter, Google+ en Facebook.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.