Personeel verlonen: waar moet je aan denken?

5 April 2022 | door Danny Verhoeven

Verlonen: het is meer dan enkel het uitbetalen van de salarissen. Weet jij wat er allemaal bij verlonen komt kijken? En op welke manieren jij jouw verloning kan regelen?

In deze blog lichten we het begrip verlonen toe en bespreken we de twee meest voorkomende opties. 

Wat is verlonen?

De definitie van verlonen volgens het woordenboek: ‘verlonen’ = 1. het uitbetalen van loon/ salaris door een werkgever en 2. dienstverlening op het vlak van inhuur en loonbetaling. 

Kort samengevat is dat precies wat het is; het betalen van salaris aan personeel in ruil voor hun inzet binnen jouw bedrijf. Het volledige proces bevat het uitbetalen van salarissen, inclusief alle bijbehorende afdrachten en reserveringen.

Maar er zijn meer zaken waar je aan moet denken, bijvoorbeeld een pensioenvoorziening en diverse verzekeringen. Het is dus meer dan enkel het overmaken van salaris aan werknemers. 

Verloning goed regelen?

Er zijn diverse opties om het verlonen van jouw medewerkers goed te regelen. Heel zwart/ wit gezien zijn er twee opties: zelf regelen of uitbesteden.

1. Verlonen zelf doen
Je neemt zelf een medewerker aan die de salarisadministratie doet. Dat is handig, want je hebt alle nodige kennis over verloning in huis. En als medewerkers vragen hebben, bijvoorbeeld over een loonstrook, stellen zij deze aan de salarisadministrateur. Eén van de grootste nadelen van het zelf doen van de salarisadministratie zijn de kosten. Eigen medewerkers aannemen voor deze taak is een aardige kostenpost en daarnaast gaat er veel tijd en kennis zitten in het up-to-date blijven omtrent de laatste wet- en regelgeving. Dat is ook de reden dat het zelf verlonen van personeel meestal niet rendabel is voor kleinere ondernemingen.

2. Verlonen uitbesteden
Je zoekt een geschikte, externe partij die de verloning voor jouw personeel regelt. Bijvoorbeeld een payrollorganisatie die jouw gehele administratie uit handen neemt. Een payrollorganisatie heeft alle kennis en automatische processen in huis en rekent daarom in verhouding minder kosten door aan jou als klant. En door het verlonen van personeel uit te besteden aan een specialist, weet je zeker dat het altijd goed geregeld is. Ook bij wijzigingen in cao of wet- en regelgeving. 

Hoe werkt het uitbesteden van verlonen van personeel?

Als je hebt besloten om het verlonen van personeel uit te besteden, start dan met het zoeken naar een geschikte payrollpartij. Let hierbij op certificeringen zodat je de zekerheid hebt dat alles volgens de laatste wettelijke richtlijnen wordt geregeld.

Als je een geschikte payrollpartij hebt gevonden, dan doorloop je normaal gesproken de volgende stappen:

1. Inschrijven werknemer(s)
   Lever de basisgegevens van jouw medewerkers aan het online kantoor. De medewerker vult de gegevens aan. De payrollorganisatie geeft precies aan wat je allemaal aan moet leveren.
2. Arbeidsovereenkomst
   Er wordt voor elke medewerker een arbeidsovereenkomst aangemaakt. Dat contract is een overeenkomst tussen de medewerker en de payrollpartij, want deze is juridisch werkgever.  Tegenwoordig kunnen de medewerkers deze veelal digitaal ondertekenen. 
3. Opdrachtbevestiging
   Per mail ontvangen alle partijen een opdrachtbevestiging waarin de uren, loon en afspraken zijn opgenomen.
4. Uren declaratie
   De medewerker of de opdrachtgever registreert de gewerkte uren. Ook dit kan meestal eenvoudig digitaal.
5. Facturatie
   De payrollorganisatie verwerkt de uren en zorgt voor de uitbetaling van het loon en de afdracht van de premies en belasting. Jij hoeft nog maar één betaling per periode te voldoen: de factuur van de payrollorganisatie. Met dit totaalbedrag worden alle kosten gedekt, waaronder pensioen en verzekeringen.
6. Einde opdracht
   Wanneer er een contract afloopt ontvang jij tijdig een signaal. Je kan er zelf voor kiezen om de opdracht te verlengen of te beëindigen. 

Verlonen uitbesteden: meer vrijheid, geen risico’s

Weet jij (nog) niet hoe jij het verlonen van personeel voor jouw organisatie wil inrichten? Dat is niet zo gek, er komt namelijk best wat bij kijken.

Verzamel meer informatie over het uitbesteden door een vrijblijvend gesprek aan te vragen bij een payroll organisatie, bijvoorbeeld bij payroll select. Payroll select is bijvoorbeeld ISO gecertificeerd.

Daarmee staan zij garant voor kwaliteit en permanente kwaliteitsverbetering. Zij denken graag met jou mee.

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.