Tips & Tricks voor een georganiseerd kantoor

28 May 2019 | door Danny Verhoeven

Je mailbox afwerken, een telefoontje plegen met de klant, een vergadering, wie heeft er nog tijd om het kantoor opgeruimd en georganiseerd te houden?

Een opgeruimd kantoor zorgt er niet alleen voor dat medewerkers zich beter kunnen concentreren en weten waar alles te vinden is, ook zorgt het voor een professionele uitstraling.

Bekijk onze tips & tricks om zonder al te veel moeite het kantoor georganiseerd te houden.

1. Papierloos kantoor. Papier is niet echt van deze tijd meer, maar vaak ontkom je er niet aan. Belangrijke documenten, contracten, offertes etc. slingeren rond op het kantoor. Met goede kantoorkasten houd je papierwerk uit het zicht en geeft het je direct de mogelijkheid om papierwerk en kleinmateriaal op te bergen.
2. Weggooidagen. Plan eens per maand zogenaamde ‘weggooidagen’. Het zal je verbazen hoeveel spullen er niet of nauwelijks worden gebruikt. Zijn het spullen die herbruikt kunnen worden? Wees eens lief en geef ze weg! Als dat geen mogelijkheid is, kun je de spullen natuurlijk ook te koop zetten. Gooi troep onmiddellijk weg. Door dit maandelijks te doen behoud je een opgeruimd kantoor.
3. Neem een office manager aan. Vaak heeft de directie en medewerkers het enorm druk door de omvang van hun overhead. Ze zijn met zoveel dingen bezig buiten hun gebruikelijke taken, dat het echte werk hier onder lijdt. Herken jij je hier in? Neem dan een office manager aan! Een office manager is  verantwoordelijk voor alle organisatorische en secretariële zaken op een kantoor en neemt daarmee een hoop werk uit handen.
4. Ruim je computer op. Het begint allemaal bij een opgeruimd kantoor, maar vergeet ook niet regelmatig je computer op te schonen. Denk bijvoorbeeld aan een overvolle bureaublad die geleegd kan worden, onnodige bestanden op je computer, software die nooit gebruikt wordt etc. Niet zorgt dit alleen voor een opgeruimde, maar ook een snellere computer! Vergeet ook je e-mail inbox niet regelmatig op te ruimen.
5. Maak duidelijke afspraken. Communicatie is key. Als er bij niemand in het team duidelijk is wat de ‘regels’ zijn, is het ook niet onlogisch dat het kantoor een ongeorganiseerde bende wordt.  Maak duidelijke regels met elkaar over waar alles ligt, wat te doen met vieze vaat, wie de schone vaat opruimt, wie de prullenbak buitenzet, wat de regels zijn na de vrijdagmiddag-borrel etc.
6. Verantwoordelijke voor een opgeruimd kantoor. Stel iemand binnen het team aan die verantwoordelijk is voor een opgeruimd kantoor. Dit kan de office manager zijn, maar dat hoeft niet. De persoon die verantwoordelijk is voor een opgeruimd kantoor stelt een plan op en houdt toezicht op de uitvoering van het team.

Een opgeruimd en georganiseerd kantoor is zo moeilijk nog niet. We hopen dat de bovenstaande tips & tricks je daarbij helpen!

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.