11 time management tips voor op kantoor

23 March 2018 | door Danny Verhoeven

Fijn en effectief werken geef je samen vorm. De meeste mensen hebben behoefte aan onderling contact en overleg.

Maar ze hebben ook behoefte aan rustige momenten waarop ze niet onderbroken worden. Time management tip 1 voor op kantoor: Maak effectief en fijn werken bespreekbaar.

Vraag maar eens aan je collega’s wat ze graag wensen om lekker te kunnen werken. Of breng het eens in als agendapunt in een overleg. Wat kan ik doen of laten om jouw dag op kantoor nog leuker en effectiever te maken? Maar denk ook zeker eens na over jouw eigen wensen hierin.

Hoe ziet mijn ideale dag op kantoor eruit? Hoe ga ik vaker met een meer voldaan gevoel naar huis? Hoe krijg ik meer gedaan op een meer ontspannen manier?

Tip: leef en dus ook werk meer vanuit het principe: eerst begrijpen en dan begrepen worden. Onderzoek vaker de wensen van je collega’s. Maak samen afspraken en houd meer rekening met de wensen van je collega’s.

Hierdoor ontstaat gemakkelijker wederkerigheid. Het voelt fijn om anderen te helpen en het naar de zin te maken. En dan te merken dat je dat ook links en rechts terug krijgt.

Tip 2 – Heb je functiedoelen 100% scherp

Doelen zonder acties zijn als een droom. Acties zonder doel voor ogen maken acties al snel tot tijdverdrijf. Je doet gauw teveel of te weinig en maakt zomaar verkeerde keuzes.

Van hard werken en acties wordt je enkel moe. Resultaten bereiken die jij hebt omarmd,  geeft je een fijn gevoel van trots en voldoening. De gezichten van de Feijenoordspelers tijdens de laatste wedstrijd van het seizoen, zagen er anders uit na het laatste fluitsignaal, dan tijdens de wedstrijd.

Time management tip 2 voor op kantoor: Heb je functiedoelen 100% scherp. Het mooie van 100% heldere doelen, is dat je gemakkelijker de juiste keuzes maakt. En je wordt echt sterker in prioriteren.

Wil jij je doelen scherper ? Speel eens met de volgende 5 vragen als check:

• Is het doel echt als eindresultaat omschreven  / in output termen geformuleerd?
• Is mijn functiedoel meetbaar? Kan ik objectief vaststellen of ik mijn doel heb gehaald?
• Geeft mijn doel me een kick op onderbuik niveau? Wil je er echt voor gaan? Ben je echt blij als je het haalt?
• Is mijn doel uitdagend? Motiveert het je om het beste uit je zelf te halen?
• Is mijn doel zo uit te leggen dat iedereen in 1 x  begrijpt wat precies de bedoeling?

[su_spacer size=”10″]

Als je je functiedoelen scherp hebt, rank ze dan in volgorde van belangrijk.

Extra tip: Rank je doelen een keer samen met je leidinggevende. Schrijf de ranking allebei op een briefje zonder het van elkaar te zien.

Leg de briefjes naast elkaar en bespreek de beelden.

Tip 3 – Kies je acties heel bewust

Effectief betekent doeltreffend. Effectief werken betekent dus vooral bezig zijn met activiteiten waarmee je direct je doelen bereikt.

In de praktijk van kantoor komt er van alles op je af. Collega’s met hulpvragen, telefoontjes, extra projecten via de manager, verzoeken om reviews of je mening op een dossier en cc mails. Time management tip 3 voor op kantoor: Kies je acties heel bewust.

Tussen alles wat er op je af komt en jouw reactie zit tijd. Stel jezelf de vraag, bereik ik hiermee mijn functiedoelen? Het geeft een fijn gevoel en voldoening om veel tijd te besteden aan taken waarmee jij je doelen bereikt. Kies vaker voor nee bij acties die niet direct bijdragen tot je doelen.

Voelt het lastig om direct nee te zeggen of te doen? Of help je graag anderen en zeg je te gauw ja. Dan helpen de volgende tips je mogelijk:

• Zeg ja tegen je eigen plan en leg het belang ervan uit aan de ander
• Stel je besluit uit: Mag ik daar vanmiddag even op terug komen?
• Doe eens niets en reageer niet. Reageer niet op CC mail en op gesprekken in jouw buurt

Tip 4 – Richt een flexplek in om rustig te werken

Bijna iedere kantoormedewerker wil af en toe rustig werken zonder afleiding en onderbreking. Stel je hebt precies 1 uur aan concentratiewerk.

Je gaat ermee aan de slag. En je krijgt 2x in deze 60 minuten een korte vraag van bv..koffie? of  …alles goed?  Wist je dat: De uitvoering van deze taak jou minimaal 24 minuten meer tijd kost. En je foutmarge verdubbelt.

Dit blijkt uit wetenschappelijk onderzoek gedaan in Nederland. Time management tip 4 voor op kantoor: Richt een flexplek in om rustig te werken. Hier kunnen jij en je collega’s aan de slag in alle rust aan de slag met taken die volledige focus vragen.

Meer werk en kwalitatief beter werk gedaan krijgen in minder tijd. Dat geeft toch een voldaan en goed gevoel?

Tip 5 – Overweeg de notificatie van je mail uit te zetten

Je kent inmiddels het effect van onderbrekingen en afleidingen. Ons brein is super scherp op alles dat nieuw is.

Dit is ons goed ontwikkelde overlevingsmechanisme. Time management tip 5 voor op kantoor: Overweeg de notificatie van je mail uit te zetten. Dit maakt je echt effectiever.

Prikkels hebben op ons brein hetzelfde effect als bv cocaïne. Dus het kan soms even ontwennen zijn. Maar het levert je extra effectiviteit op. En dat voelt toch goed!

Hoe zet je de notificatie in Outlook uit?

• kies bestand
• kies opties
• kies email
• klik dan de 4 vinkjes bij Ontvangst Bericht weg en klik ok

Tip 6 – Sluit je werkdag bewust af

Monteurs maar ook ZZP-ers in de bouw werken graag effectief. Aan het einde van de dag ruimen ze hun werkplek en gereedschap op.

Ook leggen ze graag de materialen voor morgen al klaar. Met een opgeruimd gevoel gaan ze naar huis. En de volgende ochtend kunnen ze  direct en zonder moeite aan de slag. Dat voelt fijn! Time management tip 6 voor op kantoor: sluit je werkdag bewust af.

Neem het laatste kwartier of half uur en kijk even terug op de dag. Sluit bewust mentaal al je projecten af. Wat heb ik bereikt per taak/project/overleg? Wat wil ik hierin nog doen? Schrijf hierna je hoofd eens leeg en noteer de zaken die je nog wilt doen op je to-do lijst. Extra idee: kies eens je taak top 3 voor morgen. Dit zijn 3 (kleine) taken die je morgen beslist wilt opleveren.

Ruim fysiek je werkplek op en leg fysiek of mentaal alles klaar voor morgen. Sluit jij je dag bewust af, dan komt je hoofd tot rust. Hierdoor kun je nog meer genieten van je avondprogramma . Ook rust je beter uit!

Tip 7 – Start de dag vaker met DOEN

Een veel gehoorde klacht van kantoor medewerkers: ik rijd regelmatig naar huis met de gedachte; ik heb hard gewerkt maar wat heb ik eigenlijk gedaan?

Ik was van alles van plan maar door de waan van de dag is er niet veel van gekomen. Time management tip 7 voor op kantoor; begin je werkdag vaker met doen. Hierdoor ben je gelijk productief in de ochtend. Dit geeft een lekker gevoel van grip en voldoening.

Grip terug krijgen is grip pakken. Kies bijvoorbeeld voor je taak top 3. Door doen heeft de waan van de dag minder vat op je. Onderzoek toont aan je de hele dag meer energie voelt als je lekker bent gestart.

Tip 8 – Pauzeer in een andere omgeving en beweeg

Het is verleidelijk, zeker als je veel te doen hebt, om achter je scherm te blijven zitten en door te werken. Een broodje eten lukt ook prima terwijl je nadenkt en bezig bent.

Toch heeft dit een negatief effect op jouw effectiviteit. Het kost je uiteindelijk veel tijd en is minder goed voor je gezondheid. Het grappige is dat een kenniswerker eigenlijk een dubbelrol heeft. Je bent medewerker aan de ene kant en tegelijk ook productiemiddel net als een machine.

Goed en preventie onderhoud zorgt voor betere productie en langere levensduur. Time management tip 8 voor medewerkers op kantoor; Neem regelmatig een kleine break en blijf dan niet zitten. Pauzeer in een andere omgeving en kom vooral in beweging.

Verandering van omgeving zorgt ervoor dat je een hoger energieniveau ervaart. Je ontspant sneller en uit onderzoek blijkt dat wandelen en bewegen sneller inspiratie geeft en je probleemoplossende vermogen versterkt.

Extra tip: voel  je een dipje opkomen en je aandacht verslapt, loop een paar keer de trap op en neer of loop een paar honderd meter buiten. Je zult je gelijk weer energieker en frisser.

Extra tip: drink lekker veel water op de dag. Ook dat geeft je een schoon en fris gevoel.

Tip 9 – Overweeg werken met twee beeldschermen

Uit een onderzoek van een aantal jaren terug komt naar voren dat we gemiddeld 37x per uur van scherm wisselen. Veel medewerkers lachen om dat aantal.

Het is bij ons vele malen meer. Iedere keer dat je met alt – tab van scherm wisselt, onderbreek je jezelf . Dit maakt sneller moe en leidt tot meer foutjes.

Time management tip 9: Overweeg werken met 2 schermen. Zo hoef je  minder te schakelen. Het werkt rustiger en sneller. Dat voelt fijn!

Een tweede scherm kost gemiddeld tussen € 250 – € 500. Dat is heel snel terug verdiend. Toch?

Tip 10 – Spreek samen af: we mailen, appen en sms-en elkaar niet in de avond

Het kan verleidelijk zijn om in avonden en weekend even lekker door te werken. Waarom ook niet?  Even afmaken van iets geeft je vaak een goed gevoel.

Het mantra van effectief werken: ik beslis, ik kies, ik heb de regie en ik heb altijd invloed! Dus geniet ervan! Time management tip 10 voor op kantoor: Spreek samen af : we mailen, appen en sms – en elkaar niet in de avond.

De meeste medewerkers zijn teamplayers, collegiaal en helpen graag anderen. Een mail met vraag leidt dan al gauw tot willen reageren. Een prachtige quote van Joop Zoetemelk (onze laatste winnaar van de Tour de France): de tour win je in bed!. Hij geeft daarmee aan dat hard uitrusten meer voortgang oplevert dan hard werken.

Dit geldt natuurlijk ook voor ons op kantoor. Rust lekker met elkaar uit. Dan bereik je samen meer.

Wil je toch een mail versturen? Extra tip: kies voor opties en uitgestelde bezorging en kies voor volgende ochtend.

Zo voel jij je voldaan en opgeruimd en rusten je collega’s en klanten heerlijk uit.

Tip 11 – Reflecteer meer – Doe aan wekelijks onderhoud

Iedere dag probeer je zo effectief mogelijk te werken. Je maakt de hele dag keuzes en plant je werk zo goed mogelijk.

Veel werk verzetten op een dag geeft op veel kantoren status. Hard en veel werken wordt nog vaak als betrokken gezien.  Time management tip 11 voor op kantoor: reflecteer meer- doe aan wekelijks onderhoud. Door af en toe tijd te nemen voor reflectie , geniet je meer van je resultaten en stuur je gemakkelijker bij.

Dat voelt fijn en opgeruimd. Een mooi en natuurlijk moment voor je wekelijks onderhoud is jouw laatste werkdag van de week. Even bewust terugblikken op de week en alvast vooruitkijken naar volgende week. Zo houdt je beter grip en dat voelt fijn!

Voor nog meer time management tips voor managers, studenten, drukbezette ouders en nog veel meer doelgroepen, bekijk dan op Het Effectieve Werken de blog over de 60 beste time management tips.

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.