5 tips voor productiever werken op kantoor

15 April 2024 | door Danny Verhoeven

Vandaag de dag zijn we steeds meer aan het thuiswerken, zeker na de corona pandemie is het aantal thuiswerkers enorm toegenomen. Thuis heb je doorgaans ook natuurlijk meer rust en geen direct contact met collega’s die voor afleiding kunnen zorgen. Toch bieden de meeste banen vandaag de dag een combinatie aan van thuiswerken en op kantoor, hoewel werken op kantoor voor veel mensen misschien juist productiever kan zijn, zijn anderen juist snel afgeleid.

Om deze redenen hebben we een handig artikel gemaakt met 5 tips om de productiviteit op kantoor te verbeteren, want het verbeteren van onze productiviteit kan ons natuurlijk helpen om meer gedaan te krijgen in minder tijd, stress te verminderen en een gevoel van voldoening te ervaren!

1. Plan je dag vooruit

Een van de meest belangrijke manieren om je productiviteit te verhogen, is door je dag van tevoren te plannen. Door een duidelijk plan te hebben, weet je precies wat je moet doen en kun je je tijd efficiënter indelen. Het plannen van je dag helpt ook om een gevoel van controle en focus te creëren, waardoor je minder snel afgeleid raakt.

Om je dag effectief te plannen, is het belangrijk om realistische doelen te stellen en prioriteiten te stellen. Begin met het identificeren van de belangrijkste taken die je moet voltooien en bepaal hoeveel tijd je aan elke taak wilt besteden. Maak vervolgens een planning waarin je deze taken opneemt, rekening houdend met eventuele deadlines of andere verplichtingen. Zorg ervoor dat je ook voldoende tijd inplant voor pauzes en ontspanning. Het kan ook helpen om activiteiten echt op te plannen in de meest kleine taken, dit zorgt voor focus en voldoening als je deze weer kunt afstrepen.

2. Minimaliseer afleidingen

Veel kantoren zijn vandaag de dag ingericht als ‘kantoortuin’, hoewel deze trend zijn voordelen heeft, is het ook echt een killer voor de productiviteit. Je krijgt in deze setting namelijk alles van je collega’s mee en iedereen met een vraag staat als het ware in enkele stappen aan je bureau. Kortom: Heel veel afleiding! Afleidingen zijn een van de grootste vijanden van productiviteit. Ze kunnen ervoor zorgen dat je je focus verliest en je tijd verspilt aan onbelangrijke taken. Het is daarom belangrijk om afleidingen zoveel mogelijk te minimaliseren, dit kan bijvoorbeeld door je belangrijkste taken waar de meeste concentratie voor nodig is uit te voeren in een kantoorruimte met losse ruimtes van glazen wanden. In deze ruimtes kun je ongestoord blijven werken, zonder het open karakter verliezen van het kantoor. 

Zelfs als je eenmaal je werk uitvoert in een rustige ruimte, is het van belang om veelvoorkomende afleidingen, zoals e-mails, telefoontjes, sociale media en collega’s die je aandacht vragen te verminderen. Hiervoor kun je verschillende strategieën toepassen, bijvoorbeeld je telefoon op stil te zetten of in de vliegtuigmodus, schakel e-mailmeldingen uit en plan specifieke momenten in om je e-mails en sociale media te controleren. 

3. Maak gebruik van productiviteitsapplicaties

Technologie kan een waardevol hulpmiddel zijn om je productiviteit te verhogen. Er zijn tal van productiviteitstools en apps beschikbaar die je kunnen helpen bij het organiseren van je taken, het beheren van je tijd en het verbeteren van je efficiëntie. Een voorbeeld hiervan is de app Freedom.to, deze applicatie biedt de mogelijkheid om afleidende websites voor je uit te schakelen, dit kun je in tijdsblokken doen. Uiteindelijk is dit ideaal voor mensen die de verleiding niet kunnen weerstaan om toch even Instagram te checken of het laatste nieuws. Als je Freedom.to aanschaft, heb je bovendien de optie om unieke focusgeluiden af te spelen waarmee je nog productiever wordt.

Een ander voorbeeld waarmee we graag werken is Trello, dit kun je zien als een takenlijst-app, waarmee je al je taken op één plek kunt beheren en prioriteiten kunt stellen. Het fijne van deze applicatie is dat het ideaal werk in combinatie met een goede planning met daarin kleine taken. Het werkt enorm motiverend om projecten (of gewoon je dag) op te delen en te beginnen met de taken die je op deze lijst hebt. Na het uitvoeren van iedere taak kun je hem afvinken, dit zorgt voor een goed gevoel wat bovendien weer als brandstof werkt om de andere taken af te werken.

4. Zorg voor een opgeruimde werkplek

Een opgeruimde en georganiseerde werkplek kan een grote impact hebben op je productiviteit. Een rommelige werkplek kan afleidend zijn en ervoor zorgen dat je moeite hebt om je te concentreren. Daarnaast kan het ook leiden tot inefficiëntie, omdat je tijd verspilt aan het zoeken naar spullen of documenten. Om een opgeruimde werkplek te behouden, is het belangrijk om regelmatig op te ruimen en te organiseren. Ruim je bureau aan het einde van elke werkdag op en berg spullen op in lades of kasten. Zorg er ook voor dat je alleen de benodigde items op je bureau hebt staan en verwijder eventuele afleidingen, zoals onnodige papieren of rommelige notities.

5. Neem regelmatig pauzes

Het nemen van regelmatige pauzes gedurende de dag is essentieel om je productiviteit op peil te houden. Pauzes helpen om vermoeidheid te verminderen, de concentratie te verbeteren en creativiteit te stimuleren. Het is belangrijk om pauzes in te plannen in je dagelijkse planning en deze ook daadwerkelijk te nemen. Neem bijvoorbeeld elke 60-90 minuten een korte pauze van 5-10 minuten om even te ontspannen en je gedachten te verzetten. Daarnaast is het ook belangrijk om een langere lunchpauze in te plannen waarin je kunt eten, ontspannen en opladen.

Je kunt ook met de Pomodoro-techniek werken, dit is een timemanagementtechniek waarbij je werkt in blokken van 25 minuten, gevolgd door een korte pauze van 5 minuten. Na vier blokken van 25 minuten neem je een langere pauze van 15-30 minuten. Als je werkzaamheden opdeelt in kleine taken is deze methode echt een game changer waarmee je enorm veel gedaan krijgt!

 

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.