Grijp je verhuizing aan om over te gaan op digitale personeelsplanning en urenregistratie

22 July 2020 | door Danny Verhoeven

Voor veel bedrijven is het maken van een werkrooster en het registreren van gewerkte uren tamelijk ingewikkeld, omdat ze er een programma als Microsoft Excel voor gebruiken. Dit terwijl het ook een stuk eenvoudiger en efficiënter kan met een software voor digitale urenregistratie voor personeel en planning voor de inzet van personeel.

Ga je toch verhuizen van kantoorruimte? Grijp dan het moment aan om over te stappen, want zulke software kent eigenlijk alleen maar voordelen. We zetten er een aantal op een rijtje.

Eén rooster in omloop in plaats van verschillende versies

Na het maken van een werkrooster op de ouderwetse manier kun je altijd stuiten op medewerkers die niet kunnen of willen werken op het moment waarop ze ingepland zijn.

Deze bezwaren komen ook nog eens vaak niet tegelijkertijd binnen. Het gevolg is dat je telkens opnieuw een nieuwe versie van het rooster moet maken. Met een digitaal planbord kun je afscheid nemen van die verwarrende praktijken.

Er is dan maar één leidend rooster dat voor alle medewerkers direct inzichtelijk is en tegelijkertijd voor iedereen zichtbaar aangepast kan worden.

Werkrooster overal toegankelijk

Goede software voor digitale personeelsplanning en urenregistratie heeft een app waarin medewerkers het kunnen inzien. Dat brengt het voordeel met zich mee dat dat personeel altijd en overal inzage hebben.

Niet iedereen kan immers een Excel-rooster goed op zijn of haar telefoon hebben.

Beschikbaarheid indienen

De juiste software biedt ook de mogelijkheid voor medewerkers om zelf via de computer of de app hun beschikbaarheid voor werkdagen en -tijden op te geven. Zo kan de planner meteen in het rooster te zien wie er wanneer beschikbaar is. Daarmee wordt plannen een stuk efficiënter en eenvoudiger. Je hoeft immers niet meer een rondje langs de velden te maken om te zien wie er gaten in het rooster kan opvullen. Zo plan je ook nooit iemand in die vrij heeft, omdat je alleen te mensen te zien krijgt die wél beschikbaar zijn.

Personeel uitnodigen om last minute diensten in te vullen

Bij een ziekmelding moet je snel op zoek naar een vervanger voor de dienst die het betreft. Met de ouderwetse manier van plannen moet je vaak verschillende medewerkers benaderen om iemand te vinden. Met een digitaal roosterprogramma en bijbehorende app kun je eenvoudig medewerkers uitnodigen om een vrijgekomen dienst in te vullen.

Zij ontvangen dan een e-mail en een push-bericht met de mogelijkheid om meteen de dienst te accepteren of afwijzen. Bij acceptatie wordt dat ook nog eens nog eens automatisch in het digitale rooster opgenomen.

Je budget bewaken

Het kan zo zijn dat je een budget hebt waarbinnen je moet werken. Goede software biedt de mogelijkheid om de uurlonen van individuele werknemers mee te laten wegen in het maken van de planning.

Je kunt dan bij het plannen meteen zien wat de verwachte personeelskosten gaan zijn, zodat je waar nodig aanpassingen kunt maken de kosten te drukken.

De juiste medewerker op de juiste taak

Soms is bepaalde kennis of zijn bepaalde vaardigheden vereist om een taak volgens de eisen te kunnen vervullen. Dat betekent dat je de juiste man op de juiste plek moet zetten.

Goede software maakt het mogelijk om deze kenmerken te koppelen aan taken en medewerkers, waardoor je gemakkelijker kunt plannen.

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.