Gratis Ebook: 3 blunders waardoor je veel extra geld kwijt bent aan het huren van kantoor

Lees het Ebook en ontdek:

  • Hoe een makelaar de groei van je onderneming in de weg kan staan
  • In welke situatie je vast blijft zitten aan een vervelend huurcontract
  • Wanneer je met onnodige ruimte blijft zitten waar je wel voor moet betalen

...en zie direct praktische tips om dit op te lossen.

Je krijgt ook wekelijks een gratis tip om het leukste kantoor van Nederland te vinden

[Infographic] Kantoorruimte huren in 4 simpele stappen

| door

Een zoekopdracht in Google voor “Kantoorruimte huren tips” levert maar liefst 374.000 resultaten op.

Een overvloed aan informatie.

Dat maakt het proces van je eerste kantoorruimte complexer, dan dat het in de praktijk is.

[the_ad id=’28752′]

Kantoorruimte in 4 simpele stappen

Uit al deze informatie hebben wij de belangrijkste tips gehaald, en verwerkt in onderstaande Infographic:

infographic kantoorruimte huren

Infographic overnemen?

Gebruik onderstaande html code om de Infographic op je website te plaatsen.

Het kantoorruimte huren proces bestaat uit de volgende stappen:

Goed voorbereid een kantoorruimte huren

Kantoorruimte heb je nodig om je bedrijf goed te laten functioneren. Zonder goede kantoorruimte kunnen jij en je eventuele werknemers niet goed werken.

De locatie is uiteraard van belang, evenals de bereikbaarheid. Maar wat te denken van de huurprijs en de bijbehorende voorwaarden?

Om voor jezelf helder te krijgen waar je eigenlijk allemaal precies op moet letten voordat je besluit een kantoorpand wel of niet te gaan huren vind je hieronder een aantal belangrijke punten van aandacht op een rij. Dit stappenplan helpt je enorm om inzichtelijk te krijgen waar je op moet letten in het proces van het zoeken naar de juiste kantoorruimte.

Een goede voorbereiding is ook, of misschien wel juist, voor elke ondernemer het halve werk. Door je goed te oriënteren en door jezelf dingen te realiseren kom je uiteindelijk tot de beste beslissingen die nodig zijn om jouw onderneming tot een succes te maken. Neem het stappenplan eens door en houd het in je achterhoofd tijdens je zoektocht naar kantoorruimte.

Punt 1: Oppervlakte

De eerste factor waar je over na zult moeten denken is de oppervlakte die je nodig zult hebben. Hierbij moet je uitgaan van 7 vierkante meter netto vloeroppervlak per persoon.

Bij het huren van een pand is het verstandig om na te vragen of de huurprijs voor het netto vloeroppervlak (NVO) of voor het bruto vloeroppervlak (BVO) geldt. Dit kan aanzienlijk verschillen van elkaar en dit verschil zul je mee moeten nemen in de onderhandelingen over de huurprijs.

Extra ruimte

Naast het juiste vloeroppervlak voor het aantal personen dat erop moet werken zul je ook nog even stil moeten staan bij hoeveel ruimte je nodig denkt te gaan hebben voor opslag van bijvoorbeeld je voorraad en zaken zoals een koelkast of ruimte om te vergaderen of eten.

Soms is het heel prettig en praktisch om een aparte ruimte met een vergader tafel te hebben waar je met klanten kunt overleggen.

Is bijhuren of afschalen mogelijk?

Als je nog niet helemaal zeker weet hoeveel ruimte jouw bedrijf in de toekomst precies nodig gaat hebben, vraag dan ook altijd even na bij de verhuurder of je eventueel nog meer ruimte bij kunt huren en tegen welke prijs.

Vooral in bedrijfsverzamelgebouwen is het vaak wel mogelijk om je kantoorruimte eenvoudig uit te breiden of juist te verkleinen, maar dit van te voren duidelijk vastleggen is een aanrader.

Net zoals je het vloeroppervlak dat je daadwerkelijk voor het uitvoeren van werkzaamheden ter beschikking hebt duidelijk moet hebben. Betalen voor een trappenhuis of meterkast is in feite niet heel rendabel.

Punt 2: Huurtermijn

Ga voor jezelf goed na voor hoe lang je een kantoorruimte wilt huren. Welke periode voor jou als ondernemer het meest gunstig is hangt af van een aantal factoren.

Als je de juiste afwegingen hebt gemaakt voor jezelf, dan hou je twee opties over:

Flexibel contract

Je komt over het algemeen voor de keus te staan of je een flexibel of een langdurig contract wil afsluiten. Een flexibel contract biedt je als ondernemer veel vrijheid.

Je kunt met een flexibel contract bijvoorbeeld een kantoorruimte slechts voor een aantal uren per dag of per week huren. Dit is vooral het geval in panden die speciaal zijn ingericht met flexplekken.

Dit is ideaal als je als ondernemer alleen werkt en vaak onderweg bent. Je betaalt alleen voor de uren dat je daadwerkelijk gebruik maakt van een kantoorruimte.

Een flexibel contract kan ook een contract zijn met een flexibele opzegtermijn, waardoor je niet meteen heel lang vast hoeft te zitten aan één bepaald kantoorpand.

Vast, langlopend contract

Naast de mogelijkheid tot het afsluiten van een flexibel contract is er natuurlijk ook de, nog altijd meest gangbare, mogelijkheid tot het juist wel afsluiten van een langlopend contract.

Dit is in de meeste gevallen goedkoper dan een flexibel contract. Simpelweg omdat de verhuurder over een langere periode weet wat de opbrengst van de door jouw gehuurde kantoorruimte zal zijn.

Een langlopend contract sluit je meestal af voor de periode van bijvoorbeeld 2 jaar of langer. Zeker als de kantoorruimte voor jou heel geschikt is en op de perfecte locatie voor de komende jaren ligt, dan is het geen probleem om een langlopend en daarmee voordeliger contract af te sluiten.

Als je niet helemaal zeker bent van je zaak, dan kun je misschien toch beter voor iets meer flexibiliteit en bewegingsvrijheid kiezen.

Punt 3: Locatie

De locatie van je toekomstige kantoorruimte is uiteraard ook van belang. Wat precies bepalend is voor de juiste locatie hangt af van je branche en werkzaamheden.

Als je alleen via telefonische verkoop werkt en nooit klanten op je kantoor zult gaan ontvangen, dan is de locatie van iets minder groot belang dan wanneer je in je kantoorruimte dagelijks klanten wilt gaan ontvangen.

Bereikbaarheid

Dit is een factor die meerdere gezichten heeft. Voor wie moet de locatie goed bereikbaar zijn? Vooral voor jezelf of vooral voor je klanten? Een kantoorruimte dichtbij je woning huren is gunstig als je alleen uitgaat van je eigen woonwerk verkeer situatie.

Maar als je goed bereikbaar wilt zijn voor klanten, dan is het beter om te kijken of de locatie ook voor hen gunstig is. Kunnen klanten je gekozen locatie makkelijk vinden en bereiken. Een locatie kiezen dichtbij het station is dan bijvoorbeeld een goede optie.

Uitstraling

Bij het kiezen voor een bepaalde locatie is ook de uitstraling van het pand waarin de kantoorruimte zich bevindt belangrijk. Zeker als je klanten wilt ontvangen in je kantoor dan moet de locatie wel de juiste uitstraling hebben.

Een advocatenkantoor beginnen in een pand ergens in een achterafbuurt op een kaal industrieterrein is wellicht niet de meest geschikte locatie voor een dergelijke onderneming.

Terwijl ditzelfde pand voor uitsluitend telefonische verkoop of een webshop uitstekend kan functioneren.

Punt 4: Inrichting

Een niet te vergeten onderdeel van de voorbereiding om mee te nemen in de onderhandelingen over de huurprijs is de inrichting van je kantoorruimte. Er zijn tal van verhuurders die de optie hebben om een volledig ingericht kantoorpand van hen te huren.

Ga in dit soort gevallen altijd na wat zij precies onder ‘inrichting’ verstaan. Je kunt bedrogen uitkomen als je er vanuit gaat dat je alles wat je nodig hebt in de kantoorruimte zult kunnen vinden, terwijl er bij nader inzien alleen maar een vloerbedekking en luxaflex voor alle ramen onder inrichting verstaan werden door de verhuurder.

Zelf kopen of niet

Het heeft nogal wat invloed op je totale budget of je de inrichting van je kantoor zelf moet kopen of dat dit al compleet en bij de prijs van je werkplek inbegrepen is.

Bij inrichting moet je niet alleen denken aan zaken zoals kasten, bureaus en stoelen, maar ook aan zaken zoals vloerbedekking, eventuele zonwering, tussenwandjes en brandpreventieve zaken.

Soms is een aantal dingen wel inbegrepen en andere nog niet. En soms kun je een kantoorruimte of werkplek echt heel compleet huren en hoef je alleen nog maar je laptop, lunch en telefoon zelf mee te nemen.

Het is vaak handig om voor jezelf even op een rij te zetten wat een kantoorinrichting zelf kopen je zou gaan kosten en of dit opweegt tegen de meerprijs die je voor het huren van de inrichting zou moeten betalen.

Als dit laatste niet het geval is, dan kun je altijd nog proberen te bedingen of je de ruimte ook kunt huren zonder inrichting. Zo niet, dan is het wellicht beter om nog even verder te zoeken naar een andere kantoorruimte.

Punt 5: Services

Misschien niet het eerste onderdeel waar je over na zou denken tijdens de voorbereidingen voor het kiezen van een kantoorruimte. Maar wel één om toch ook even heel bewust bij stil te staan. Welke services zijn inbegrepen in de huurprijs?

En welke komen juist voor je eigen rekening. Hierbij kun je heel basic denken aan zoiets als een servicecontract voor het onderhoud. Bijna altijd is dit inbegrepen als je een kantoorruimte gaat huren, maar niet altijd.

Voorkom dus dat je voor vervelende verrassingen komt te staan en vraag even bij de verhuurder na wie opdraait voor het schilderwerk en het ramenzemen.

Kantoormanagement

Maar onder services kunnen nog veel meer dingen vallen waar je al dan niet behoefte aan kunt hebben als ondernemer. Puur op het gebied van kantoormanagement bijvoorbeeld.

Als je een ruimte in een bedrijfsverzamelgebouw gaat huren, dan kan het zomaar zijn dat er een centrale receptie is of dat er een postkamer bestaat. Heb je hier wel behoefte aan en wil je ervoor betalen of juist helemaal niet?

Waar je waarschijnlijk per definitie behoefte aan zult hebben is een internetaansluiting. Ook die valt soms onder de kop ‘service’ bij een verhuurder. Iets waar je extra voor betalen moet dus. Van te voren hier duidelijke afspraken over maken is geen overbodige luxe.

Tot slot is het navraag doen naar de mogelijkheid om optioneel een vergaderruimte te huren slim. Als er een centrale vergaderruimte is, dan hoef je geen rekening te houden met extra ruimte voor een vergadertafel in je eigen kantoorruimte. Alleen een vergaderruimte huren als je hem nodig hebt is in veel opzichten vaak veel rendabeler voor een zelfstandig ondernemer.

Punt 6: Indeling

Van te voren ruim voldoende tijd investeren in nadenken over wat je wil zal zich uiteindelijk later altijd lonen. Heb je er bijvoorbeeld al eens bij stilgestaan hoe jij de kantoorruimte die je wilt gaan huren wil indelen?

Hierbij heb je grof gezegd drie opties. Namelijk:

  • Afgesloten werkplek
  • Open werkplek
  • Gedeelde werkplek

Afgesloten werkplek

Dit is het ‘model’ dat we het langst kennen op kantoorgebied. Mensen zitten in een bepaalde ruimte en voeren daar hun werk uit. Goed voor de concentratie, maar soms iets minder geschikt voor de communicatie.

Als je wilt kiezen voor afgesloten werkplekken, dan zal er in de te huren kantoorruimte de mogelijkheid moeten zijn om op deze manier te werken. Als het één grote ruimte betreft, dan is het plaatsen van tussenwanden een optie. Of je gaat op zoek naar een ruimte die al op de juiste wijze is ingericht.

Open of gedeelde werkplek

In veel kantoorruimtes is en wordt juist bewust gekozen voor open werkplekken. Communiceren met collega’s kan hier veel beter plaatsvinden en je krijgt ook veel meer mee van wat er allemaal gebeurd op de werkvloer.

De onderlinge verbondenheid tussen mensen zal door open werkplekken verbeteren en ook de productiviteit kan omhoog gaan.

Gedeelde werkplekken zijn in een tijd van flexibel werken ook zeker een optie om bij stil te staan. Als je één en hetzelfde bureau continu bezet kunt houden door er meerdere mensen op verschillende tijdstippen gebruik van te laten maken, dan zal dit bureau veel rendabeler zijn dan één die twee dagen per week leeg staat.

Punt 7: Ligging

Dit onderdeel van de voorbereidende fase heeft veel overlapping met locatie. Daar waar locatie ook nog zaken behelst zoals uitstraling en directe omgevingsfactoren, daar is ligging vooral de factor die gaat over hoe je op je locatie kunt komen.

De ligging is soms zelfs een bepalende factor in het hebben van succes. Als je een supergoed concept hebt, maar je zit op de verkeerde plek om het te verkopen, dan kan het zomaar zijn dat je toch strand zonder het verwachtte succes.

Stadscentrum

Ligging is ook een factor die veel invloed heeft op de huurprijs. Zeker kantoorruimtes met een ligging op een goed bereikbare plek zullen duurder zijn dan kantoorruimtes ergens achteraf met één keer in het uur een busverbinding naar het station.

Daarentegen hoeft een ligging op geruime afstand van het statin niet per definitie nadelig te zijn. Helemaal niet zelfs. Een ligging vlakbij een station betekent vaak een ligging in een centrum van een stad. En daar zijn de huurprijzen over het algemeen vrij fors te noemen.

Buitenwijk of verder

Een kantoorruimte huren in een buitenwijk of zelfs helemaal in het buitengebied zal financieel gunstiger zijn, gezien de lagere huurprijzen.

Als je doelgroep dan ook nog eens uit mensen bestaat die bij voorkeur met de auto reizen, dan doe je er goed aan om een kantoorruimte te zoeken op een plek waar mensen met de auto goed terecht kunnen.

Hoe is het met de verkeersdrukte? En op welke tijden verwacht je de meeste bezoekers te ontvangen in je kantoorruimte? Kleine puntjes, maar zeker wel puntjes om over na te denken als het gaat over de factor ‘ligging’.

Punt 8: Parkeren

Voortbordurend op de factor ligging volgt logischerwijs het parkeren. Als je doelgroep bestaat uit mensen die voor een groot deel per auto reizen, dan is parkeren zeker iets om even bij stil te staan.

Maar ook voor jezelf als persoon kan het van belang zijn.

Hoe jammer is het om, als je net de ideale kantoorruimte gevonden denkt gehuurd te hebben, moet concluderen dat de kosten die je elke dag moet maken om te kunnen parkeren eigenlijk de spuigaten uitlopen.

Er kan een flink deel van je budget opgaan aan parkeergeld. Dit geldt zeker als je kantoorruimte in het centrum van een stad gelegen is. Parkeergarages, parkeerautomaten en parkeerabonnementen kosten vaak handenvol geld. Voor zowel personeel als voor klanten.

De klant is koning

Niet alleen met het oog op je eigen parkeerkosten, maar ook met het oog op je klanten doe je er goed aan om jezelf, voordat je besluit een kantoorpand te gaan huren, even goed te verdiepen in het plaatselijke parkeerbeleid rondom dat kantoorpand.

Houd hierbij altijd in je achterhoofd dat de klant koning is en bekijk de punten die bepalen of een ligging goed is vanuit het oogpunt van je klanten. Je kunt wel denken dat ze het niet heel erg zullen vinden om voor dat kleine poosje dat ze op jouw kantoor te gast zijn parkeergeld moeten betalen, maar wees jezelf er van bewust dat niemand graag betaald voor parkeren.

En als je klanten regelmatig bij je langs willen komen, dan moet dit wel aantrekkelijk voor ze zijn. Hoge parkeerkosten kunnen op de lange termijn een barrière tussen jouw bedrijf en je klanten gaan vormen.

Punt 9: Netwerken

Dat je, zeker als startende ondernemer, niet kunt bestaan zonder gebruik te maken van het fenomeen ‘netwerken’ zal je ongetwijfeld bekend zijn.

Misschien had je er nog niet over nagedacht, maar in de voorbereiding bij het gaan huren van een kantoorruimte is het netwerkprincipe zeker iets om in je achterhoofd te houden.

Het kan in de eerste plaats misschien zelfs een leidraad zijn naar het vinden van de perfecte kantoorruimte. Wanneer je met behulp van je eventueel al opgebouwde netwerk ergens kantoorruimte kunt vinden, dan is dat altijd mooi meegenomen natuurlijk.

Huurders netwerk

Maar een tweede aandachtspunt op het gebied van netwerken en kantoorruimte zoeken is het punt van het uit kunnen breiden van je netwerk via een kantoorruimte.

Als ondernemer is de kans groot dat je aan een redelijk bescheiden werkplek of kantoorruimte in het begin genoeg zult hebben. Zeker als je helemaal zelfstandig actief bent in je onderneming. Dan heb je niet veel meer nodig dan een bureau, een stoel, een laptop en een telefoon.

Netwerk uitbreiden door juiste keus te maken

Dan is het misschien eens goed om je bewust te zijn van waar je die stoel en dat bureau precies gelokaliseerd wil zien.

Als je kiest voor een plek in een bedrijfsverzamelgebouw waar veel contact is tussen de huurders onderling, dan gaat het uitbreiden van je netwerk bijna ongemerkt en vlekkeloos.

Op een locatie waar geen of maar minimaal contact tussen de diverse huurders bestaat, daar zal je op het gebied van je netwerk uitbreiden geen enkel extra profijt halen uit het kiezen voor een kantoorruimte op die locatie.

Punt 10: Inspiratie

Het laatste aandachtspunt, maar zeker niet het minst belangrijke. Misschien is dit juist wel het meest belangrijke onderdeel tijdens de voorbereidingsfase voor het kiezen van de juiste kantoorruimte.

Kort gezegd komt het er hier op neer: Staat de ruimte je wel aan?

En dan niet op financieel gebied of qua locatie, ligging of service en dat soort zaken. Al die dingen die heel belangrijk zijn, maar niet allesomvattend. Wat jezelf ook continu moet blijven afvragen is:

Vind je de sfeer van en rond je potentiële kantoorruimte eigenlijk wel prettig?

Je kantoor kan een nog zo mooie ligging en superscherpe huurprijs hebben, als je er elke dag met heel veel tegenzin naartoe moet dan zal het je uiteindelijk alleen maar geld kosten in plaats van opleveren.

Inspiratie halen uit je omgeving

Wat je als ondernemer als geen ander zult weten is, dat creativiteit en goede ondernemerszin van doorslaggevend belang zijn voor succesvol ondernemen.

Je geest moet de volle vrijheid krijgen om kansen te zien en te benutten. Als je jezelf teveel in gaat perken door te kiezen voor een kantoorruimte die alleen maar in allerlei ontzettend praktische opzichten de beste is, dan sla je het belangrijkste misschien wel over.

Ben je echt gelukkig met je gevonden kantoorruimte en kun je nieuwe inspiratie halen uit deze omgeving?

Als het antwoord ‘nee’ is, geef dan je aanstaande verhuurder meteen een hand en ga op zoek naar een andere plek. Eén waar je inspiratie van krijgt en één die jou alle kansen biedt om je verder te ontplooien als en tot succesvol ondernemer.

Dit artikel is geschreven door Danny Verhoeven, eigenaar Kantoorruimtevinden.nl. Ik onderneem al velen jaren op internet, maar help je ook graag met het vinden van een geschikte werkplek.

Volg mij op social media: LinkedIn, Twitter, Google+ en Facebook.

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Deze website gebruikt Akismet om spam te verminderen. Bekijk hoe je reactie-gegevens worden verwerkt.