Maak vergaderen leuker én effectiever met deze tips

12 September 2018 | door Danny Verhoeven

Vergaderen is een beetje een noodzakelijk kwaad. Zonder te vergaderen worden er geen knopen doorgehakt en staan projecten stil. Toch is een vergadering vaak pijnlijker dan een bezoek aan de tandarts.

Niemand wordt blij van een urenlang oninteressant verhaal. Binnen de kortste keren dwaalt iedereen af. Te lang en te saai. Dat moet anders. Met deze simpele tips maak je vergaderen leuker én effectiever.

Pak de vergaderruimte aan


In Nederland vergaderen we gemiddeld 6,5 uur per week. Vergaderingen vinden bijna altijd plaats in inspiratieloze vergaderkamers.

Alhoewel het opdoen van inspiratie niet per se gebonden is aan een plaats, kan een inspiratieloze omgeving het creatief en aandachtig denken wel blokkeren.

Volgens interieurarchitect Nienke van Homint heeft de inrichting van de vergaderkamer een groot effect op de gemoedstoestand. “Kleuren brengen sfeer mee, en juist in vergaderruimtes blijven wij die saaie witte kleur maar zien. Daar wordt niemand blij van.”

Hoe het anders kan?

Volgens Nienke heeft het aanbrengen van kleur al een groot effect. “Steek bijvoorbeeld één wand in een mooie kleur of een opvallende behangprint, dat maakt de ruimte direct al minder steriel.” Kleur kan overigens ook prima terugkomen in het meubilair aldus Nienke.

“Kleur in het meubilair zien we steeds vaker. Waarom kiezen voor saaie stoelen? Kies bijvoorbeeld drie verschillende kleuren stoelen uit en zet die door elkaar. Dat geeft gegarandeerd een leuk effect. Heb je wat meer lef? Zelfs bureaus zijn te verkrijgen in opvallende kleuren. Maak het alleen niet te bont, zorgt altijd voor de juiste balans zodat het niet te druk wordt.”

Andere tips van Nienke: kleed de vergaderruimte aan met meer groen en opvallende prints aan de muur. Een vergaderruimte moet niet alleen praktisch zijn, er moet ook een ontspannen sfeer hangen.

Zorg voor een duidelijke agenda


Oké, deze is een beetje een open deur maar het kan niet vaak genoeg gezegd worden: zorg voor een duidelijke en strakke agenda en wijk daar niet van af.

Anders loop je het risico dat je al snel een kwartier over iedereens weekendplannen praat. Dat gaat zijn doel voorbij. Het is beter om korter en effectiever te vergaderen.

Lukt dat niet altijd? Neem een kookwekker mee en geef iedereen bijvoorbeeld maximaal 30 seconden om te reageren op een agendapunt. Begin de vergadering stipt op tijd en beloon laatkomers niet.

Alleen vergaderen als het écht nodig is


Is de vergadering wel echt nodig? Veel vergaderingen zijn vooral routinematig ingepland maar zijn eigenlijk overbodig.

Zorg dat er genoeg punten zijn die besproken moeten worden. Zijn die er niet? Dan hebben we gelukkig altijd de telefoon en e-mail nog. Voorkomen vergaderingen die eigenlijk per telefoon of e-mail afgehandeld konden worden.

Bijkomende tip: nodig alleen mensen uit die belangrijk zijn voor de vergadering. Splits de vergadering eventueel in delen op als het nodig is. Zo voorkom je dat niet geïnteresseerden urenlang moeten wachten totdat de vergadering eindelijk voorbij is.

Is het bijvoorbeeld echt belangrijk dat de marketing manager bij de vergadering aanwezig blijft zodra logistieke vraagstukken worden besproken?

Hou iedereen bij de les: staand vergaderen


Van zitten worden we lui. Ga eens staan! Schuif alle stoelen en tafels aan de kant en blijf staan.

De actieve houding zorgt ervoor dat mensen minder snel afdwalen en geconcentreerder zijn. Zo hou je iedereen bij de les.

Daarnaast wordt beweging gestimuleerd door te gaan staan. Zittend zakken we steeds verder af terwijl we geneigd zijn meer te gaan bewegen als we staan. Extra voordeel: mensen zijn in staand overleg eerder geneigd om ideeën met elkaar te delen. Bovendien zal je merken dat de vergaderingen ineens korter worden. Lang staan is namelijk een stuk vermoeiender dan zitten.

Voed de maag en las pauzes in

Gaat de vergadering wat langer duren dan normaal? Zorg voor voldoende thee, koffie en water en voed de maag.

Niemand kan zich goed concentreren op een hongerige maag. Samen lunchen tijdens de vergadering zorgt niet alleen voor een welkome pauze, samen eten verbroedert. Mensen gaan zich zo meer op hun gemak voelen en durven meer in te brengen.

Vergeet ook de blaas niet: las af en toe een toilet pauze in als de vergadering langer duurt.

Ga er op uit!


Net zoals flexwerken is ook flexvergaderen hot. Vergaderingen vinden steeds vaker buiten de deur plaats.

Dat kan op een unieke locatie maar ook binnen het pand of er omheen. Waarom altijd die vergaderruimte gebruiken?

Zoek eens een andere fijne locatie binnen het bedrijf op om samen te overleggen. Is het mooi weer? Ga dan eens wandelend vergaderen.

Beweging stimuleert ons brein waardoor we vaak tot nieuwe inzichten komen.

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.