24 January 2014 | door Danny Verhoeven

Het verhuizen naar een ander kantoor is toch niet zo lastig? Je pakt al je spullen, belt een verhuiswagen (of als het niet zo veel spullen zijn doe je dat zelf) en betrekt de nieuwe kantoorruimte.

[the_ad id=’28752′]

Toch? Nee. Dat blijkt in de praktijk vaak enorm tegen te vallen en daarom wil ik je vandaag aan de hand van onderstaande infographic een aantal belangrijke tips mee geven. Tips die je veel tijd, geld en vooral irritatie kunnen besparen.

Voordat je gaat verhuizen naar een nieuw kantoor

1. Zoek een nieuwe kantoorruimte.

Voordat je überhaupt moet gaan nadenken over verhuizen, is het verstandig om selectief te gaan zoeken naar een nieuw kantoor. Natuurlijk moet je hiervoor op Kantoorruimtevinden.nl zijn, waar je een kantoor kan vinden die past bij je wensen en budget.

2. Bezichtigen

Heb je een aantal interessante kantoren op het oog? Plan dan een bezichtiging in. Begin hier zo vroeg mogelijk mee want de tijd dat het verhuis proces in beslag neemt is behoorlijk.

In de Infographic word een tijdframe van 9-18 maanden voordat je huidige contract afloopt. Houd er ook rekening mee dat het vergelijken van verschillende aanbieders tot aan de dag van beslissing ook tijd in beslag neemt.

3. Financiën

Een cruciaal aspect van een succesvolle verhuizing zijn de financiën. Niet alleen moet het nieuwe kantoor binnen budget liggen, maar moeten ook kosten zoals; mankracht, opslagruimte, inrichting en verwijderingskosten kosten moeten worden overbrugd.

Voorbereiding verhuizen naar het nieuwe kantoor

1. Stel een team samen

Zorg voor duidelijke instructies voor het team dat ervoor moet zorgen dat elk gedeelte van het oude kantoor moet worden verhuisd. Breng (mogelijke) problemen met het oude kantoor in kaart en voorzie het team van oplossingen voor het nieuwe kantoor.

Tip: plan regelmatig een meeting in deze fase van het proces om ervoor te zorgen dat iedereen up-to-date is en problemen direct te tackelen.

2. IT Communicatie

Het is de bedoeling dat je tijdens een verhuizing gewoon bereikbaar blijft. Toch is het niet altijd mogelijk, en daarom wellicht handig om (als dat mogelijk is) de IT spullen te verhuizen tijdens een rustig tijdstip (Bijv. ‘s nachts).

Wellicht zijn er specialisten aanwezig in het nieuwe kantoorgebouw die alles snel kunnen installeren om zo snel mogelijk weer bereikbaar te zijn.

Let op: een IT structuur wijzigen, en opnieuw installeren op een nieuwe locatie kost tijd. Houd hier rekening mee in de planning.

3. Verhuizen

Komt de datum van het verhuizen al in zicht? Zorg ervoor dat je het bedrijf dat al je overige spullen gaat verhuizen ruim van te voren gaat inplannen. Ook is het noodzakelijk om personeel van instructies te voorzien over persoonlijke spullen.

4. Je nieuwe kantoor

Afhankelijk van het type kantoor, kan het noodzakelijk zijn om zelf (of je laat het verzorgen) in te gaan richten. Zorg er dus voor dat je van te voren begint met de inrichting zodat er tijdens de verhuis datum geen problemen ontstaan. De verhuizing moet immers zo soepel mogelijk verlopen en ervoor zorgen dat de zaak operationeel blijft.

Na het verhuizen naar het nieuwe kantoor

In deze fase ben je inmiddels volledig operationeel en actief in je nieuwe kantoor. Het is dan de juiste tijd om te monitoren of je binnen het budget bent gebleven.

Ook is het tijd om een verzekering te overwegen, een aanvulling op het interieur te doen en een schoonmaak dienst in te huren. Overige tips in elke fase van het verhuizen naar een nieuw kantoor kan je vinden in onderstaande infographic.

Succes!

Veel succes!

Danny Verhoeven
Kantoorruimtevinden.nl

Over KRV Kantoorproducten

KRV Kantoorproducten helpt ondernemers bij het vinden en inrichten van werkplekken.

Zo bestaat ons assortiment onder andere uit:

• Bureaustoelen
• Bureaus
• Directiemeubilair
• Archiefkasten

[su_spacer size=”10″]

En diverse vastgoedmarketing producten:

• Zoekmachine marketing Ebook voor makelaars
• Vastgoed website
• Website review voor makelaars
• Google adwords voor makelaars

[su_spacer size=”10″]

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.