Gratis Ebook: 3 blunders waardoor je veel extra geld kwijt bent aan het huren van kantoor

Lees het Ebook en ontdek:

  • Hoe een makelaar de groei van je onderneming in de weg kan staan
  • In welke situatie je vast blijft zitten aan een vervelend huurcontract
  • Wanneer je met onnodige ruimte blijft zitten waar je wel voor moet betalen

...en zie direct praktische tips om dit op te lossen.

Je krijgt ook wekelijks een gratis tip om het leukste kantoor van Nederland te vinden

8 tips voor het verhuizen naar een ander kantoor

| door

verhuizen kantoor

Verhuist je bedrijf of je afdeling naar een nieuw kantoor? Er komen zoveel dingen bij kijken dat je waarschijnlijk door de bomen het bos niet meer ziet.

Een vlekkeloze verhuizing realiseer je alleen door je goed voor te bereiden. Met deze 8 tips voor het verhuizen naar een andere kantoorruimte kom je niet voor verrassingen te staan!

[the_ad id=’28752′]

1. Stel een team samen

Een heel kantoor verhuizen doe je niet in je eentje. Stel een team samen dat hier uren voor krijgt om de verhuizing goed te laten verlopen. Begin hier op tijd mee, minstens twee maanden van te voren.

Het team pakt alle taken op die moeten gebeuren: offertes aanvragen van professionele verhuizers en klusjesmannen, het inkopen van verhuisdozen en ander verhuismateriaal, het mobiliseren van werknemers tot het opruimen enzovoort.

2. Maak een draaiboek

Of je nu een professioneel verhuisbedrijf inschakelt of alles zelf doet: maak een draaiboek. Hierin beschrijf je alle stappen die doorlopen moeten worden. Op de verhuisdag zelf weet je zo of je prima op schema ligt en of je niets vergeet.

3. Laat mensen weten dat je verhuist

Begin op tijd met het versturen van verhuisberichten. Niet alleen om je nieuwe adres te laten weten aan klanten, maar denk ook aan verzekeringen, gas en elektra, internet en andere voorzieningen.

Post kun je een aantal maanden door laten sturen met een zakelijke doorzendservice. Denk ook aan adressen op briefpapier en in e-mailhandtekeningen.

Daarnaast ben je waarschijnlijk ook online vindbaar en niet alleen op je eigen website. Denk aan Google Places en overkoepelende websites van bijvoorbeeld je branche.

4. Zorg dat je bereikbaar bent

Je kunt niet een paar dagen van de aardboden verdwijnen als je kantoor verhuist. Zorg dus dat je IT op orde is. In een groter bedrijf kan dit nog wel eens tegenvallen.

IT is namelijk gecompliceerd en het is vaak niet alleen maar een stekker in het stopcontact stoppen. Werk je met een intranet, zorg dat dan je op tijd rond de tafel gaat zitten met de aanbieder van de bedrijfsomgeving en je eigen IT-team om alles zo snel mogelijk te laten verlopen.

Zorg er dus voor dat je werknemers zo min mogelijk last ondervinden van de verhuizing en gewoon aan het werk kunnen. Het beste is als internet en telefonie al werkt en getest is voordat je de medewerkers verhuist.

5. Begin op tijd met inpakken

Pas als je bezig bent met inpakken realiseer je je hoeveel spullen je hebt. Begin daarom op tijd met inpakken. Zes weken van tevoren kun je bijvoorbeeld oude documenten of spullen die je niet of nauwelijks gebruikt alvast opbergen in verhuisdozen.

Je hebt nu alle tijd om alles rustig te sorteren en te labelen. Zo weet je precies wat in de dozen zit. De rest van de verhuizing doe je in de weken ervoor. Alleen het hoognodige laat je tot de laatste dagen staan.

6. Werk met een markeringssysteem

Maak een markeringssysteem en zorg dat iedereen op de hoogte is van de betekenis. Plak bijvoorbeeld groene stickers op meubels die mee moeten en rode stickers op meubels die blijven staan.

Een oranje sticker betekent bijvoorbeeld dat een doos breekbare spullen bevat. Schrijf ook op elke doos waar deze naartoe moet.

7. Maak een plattegrond

Maak een plattegrond van de nieuwe locatie en hang deze bijvoorbeeld bij de ingang op zodat iedereen weet waar hij of zij naartoe moet.

Dit kun je optimaal gebruiken in combinatie met het markeringssysteem. Zo weet iedereen meteen waar dozen en meubels komen te staan en voorkom je een tweede interne verhuizing.

8. Weet hoe je meubels weer in elkaar moeten

Zorg dat je aanwijzingen plaatst op meubelstukken zodat het zo makkelijk mogelijk is om ze weer in elkaar te zetten. Wanneer je de schappen uit een kast haalt (altijd doen wanneer je een kast moet kantelen) markeer alvorens je de schappen eruit haalt waar de schapdragers zitten.

Als de schappen er weer in moeten, zijn ze makkelijk en snel op de juiste hoogte te plaatsen.

Of je nu een professionele verhuizer inschakelt of alles zelf doet, het is altijd belangrijk dat je voldoende tijd reserveert om te verhuizen.

Over KRV Kantoorproducten

KRV Kantoorproducten helpt ondernemers bij het vinden en inrichten van werkplekken.

Zo bestaat ons assortiment onder andere uit:

[su_spacer size=”10″]

En diverse vastgoedmarketing producten:

[su_spacer size=”10″]

Dit artikel is geschreven door Danny Verhoeven, eigenaar Kantoorruimtevinden.nl. Ik onderneem al velen jaren op internet, maar help je ook graag met het vinden van een geschikte werkplek.

Volg mij op social media: LinkedIn, Twitter, Google+ en Facebook.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.