8 July 2014 | door Danny Verhoeven

Het reclame praatje van de makelaars in tijden van leegstand: Wij verhuren flexibele kantoorruimtes. Maar wat houd dit precies in… en waarom is het belangrijk?

Wat is een flexibele werkplek?

Een flexibele werkplek is niets meer en minder dan dat jij als ondernemer / huurder de mogelijkheid bezit om de ruimte waarin je werkt aan te passen aan de situatie van je onderneming. Op ieder gewenst moment binnen je huurperiode.

[the_ad id=’28752′]

Dat wilt zeggen dat wanneer je behoefte hebt aan een grotere ruimte, of juist een kleinere ruimte je direct kan switchen. Huisvesting is binnen een onderneming vaak een grote kostenpost, en flexibiliteit stelt je in staat om op dit bedrijfsonderdeel veel geld te besparen wanneer dit nodig is.

Case: Verkoop van seizoensgebonden product

Stel je onderneming verkoopt zwembroeken. Een seizoensgebonden product, en daarom zal het (naar alle waarschijnlijkheid) in de zomer een stuk drukker zijn dan in andere periodes van het jaar.

Logischerwijs heb je in deze periode ook meer personeel nodig dat ook allemaal (tijdelijk) gehuisvest dient te worden. Bij een flexibele kantoorruimte kan je in deze periode dus (tijdelijk) extra ruimte huren.

Wanneer de drukke periode dan weer achter de rug is kan je met een flexibele werkplek direct weer downgraden naar een kleiner kantoor. Je word niet belemmerd in groei omdat je direct kan anticiperen op de situatie.

Let op: Vaak staan makelaars te springen wanneer je een groter kantoor wilt, maar niet bepaald wanneer je daarna weer terug wilt naar de huidige opstelling. Logisch, maar niet bepaald flexibel.

Resultaat: Het grote voordeel hierbij tegenover een traditioneel kantoor is dat je niet direct vast zit aan een nieuw huurcontract. Voordat flexibel huren werd geïntroduceerd was het mogelijk om ruimte bij te huren, maar dan vaak alleen een groot oppervlak aan vierkante meters. Ruimte die niet benut zal worden. Zonde!

Een nog groter nadeel van de traditionele opzet is dat wanneer de drukke periode achter de rug is, en je eigenlijk behoefte zou hebben aan een kleiner kantoor dit niet mogelijk zou zijn. Dit met als gevolg dat je met een nog groter leeg kantoor blijft zitten. Ruimte waar wel voor betaald moet worden.

Case 2: onderneming in zwaar weer

Een ander scenario is ook mogelijk. De vraag naar je product(en) of dienst(en) nemen (tijdelijk af en je moet direct besparen op de kosten. Omdat personeel en huisvestingskosten een van de hoogste kostenposten binnen een onderneming kan je hier met een flexibel kantoor direct op anticiperen.

Behalve dat je alleen kijkt waar je kan snijden in personeelsbestand, is het met een flexibel kantoor ook mogelijk om kosten te besparen op gebied van huisvesting. Je kan namelijk direct naar een kleiner kantoor switchen met als resultaat: lagere maandlasten. Als dit niet mogelijk zou zijn dan blijf je met ruimte zitten waar wel voor betaald moet worden.

Let op: kies voor echt flexibel!

Ik heb het al een aantal keer verteld in dit artikel; je werkplek moet op ieder moment aan te passen zijn. Met de nadruk op “ieder moment”!

Zo zijn er ook vastgoed eigenaren die de trend zien van flexibele kantoren, maar eigenlijk niet flexibel willen zijn. Zij roepen dan ook maar dat ze een flexibele werkplek aanbieden om nieuwe huurders aan te trekken.

Want zoals je misschien niet ontgaan is is er nogal wat leegstand op de kantorenmarkt. Zij grijpen alles aan om hun kantoren te vullen.

Kies voor flexibiliteit tijdens de hele huurperiode

In de meeste gevallen is dat eenvoudig te herkennen. De flexibiliteit zoals besproken in dit artikel word dan alleen aan begin van je huurperiode geboden. Ben je al een tijd huurder, en wil je daarna een kleiner kantoor? Dan krijg je een deksel op je neus.

Voel je hem al aankomen? Een groter kantoor in natuurlijk wel mogelijk, maar ook dan kan het zo zijn dat je enkel de mogelijkheid word geboden om een grote oppervlakte aan kantoorruimte bij te huren. Of je het nodig hebt is dan niet hun probleem, als je maar betaald 😉

Stel deze vragen bij de makelaar

Wanneer je snel een bevestiging wilt of een makelaar de mogelijkheid tot flexibel huren aanbied, kan je de volgende vragen stellen:

• Kan ik flexibel huren bij u? Zo ja, wat houd dit precies in? Laat de makelaar zijn verhaal doen, en bekijk of je de punten van dit artikel kan herkennen.
• Is het mogelijk om tijdens mijn huurperiode te switchen naar een kleiner kantoor wanneer dit nodig is? En naar een grotere werkplek?
• Hoeveel extra ruimte kan ik bij huren? Ideaal zou zijn wanneer je dit zelf mag bepalen.
• Kan ik ook van ruimte veranderen binnen het kantoorpand? Een andere opstelling, uitzicht of verdieping?
• Heeft u meerdere locaties? In dat geval zou je kunnen vragen of je ook tijdelijk een kantoor op een andere locatie binnen Nederland (of internationaal) kan betrekken.
• Wat is de huurtermijn wanneer ik switch naar een groter of kleiner kantoor? Kan ik per maand een groter kantoor huren? En daarna weer terug naar de oude opzet?

Neem het huurcontract goed door

Natuurlijk hoop ik dat je bij elk contract dat je gaat ondertekenen de kleine lettertjes leest, maar bij een huurcontract is het extra van belang.

Vooral als je bij een wat minder bekende partij een kantoor gaat huren, loont het de moeite om dit onderdeel van het huurcontract goed door te nemen. Want zoals al eerder vermeld zijn er vastgoed eigenaren die het gebruiken in hun marketing enkel om nieuwe huurders aan te trekken. U bent gewaarschuwd.

Conclusie

Een echt flexibele werkplek stelt je als ondernemer in staat om te groeien wanneer dat mogelijk is, en geld te besparen wanneer dat nodig is!

Veel succes!

Danny Verhoeven
Kantoorruimtevinden.nl

Over KRV Kantoorproducten

KRV Kantoorproducten helpt ondernemers bij het vinden en inrichten van werkplekken.

Zo bestaat ons assortiment onder andere uit:

• Bureaustoelen
• Bureaus
• Directiemeubilair
• Archiefkasten

[su_spacer size=”10″]

En diverse vastgoedmarketing producten:

• Zoekmachine marketing Ebook voor makelaars
• Vastgoed website
• Website review voor makelaars
• Google adwords voor makelaars

[su_spacer size=”10″]

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.