Gratis Ebook: 3 blunders waardoor je veel extra geld kwijt bent aan het huren van kantoor
Lees het Ebook en ontdek:
- Hoe een makelaar de groei van je onderneming in de weg kan staan
- In welke situatie je vast blijft zitten aan een vervelend huurcontract
- Wanneer je met onnodige ruimte blijft zitten waar je wel voor moet betalen
...en zie direct praktische tips om dit op te lossen.
Je krijgt ook wekelijks een gratis tip om het leukste kantoor van Nederland te vinden
5 tips voor het opbergen van jouw documenten op kantoor
Tegenwoordig worden steeds meer documenten online opgeslagen, waardoor je ze niet ergens hoeft op te bergen zodat je later terug kunt vinden.
Toch zijn er nog altijd verschillende papieren documenten zoals facturen, contracten en brieven die op kantoor opgeborgen moeten worden. Ondanks dat het tegenwoordig misschien niet meer zoveel papierwerk is, is de kans groot dat je het overzicht verliest.
Dit geldt overigens niet alleen voor op kantoor, maar ook als je gebruik maakt van een thuiswerkplek. Heb jij moeite met het overzicht bewaren het terugvinden van documenten? Lees dan onderstaande vijf tips voor het opbergen van jouw documenten.
1. Creëer overzicht
Wanneer je regelmatig moet zoeken naar een bepaalde document, maar eigenlijk niet zo goed weet waar je het gelaten hebt. Dan is de kans groot dat het ook in je hoofd een rommeltje is. Om rust te creëren in je hoofd is het van belang om het overzicht te hebben.
Dit kan je bereiken door notities te maken om bij te houden waar je de documenten hebt opgeborgen. Zo kan je eenvoudig in je laptop zoeken waar je het document waarnaar je op zoek bent hebt opgeborgen.
2. Bewaar niet alle documenten
Hoe meer documenten je bewaard, des te groter de dat je het overzicht kwijt bent en niet meer weet waarnaar je op zoek bent. Het is dan ook van belang om overbodige documenten weg te gooien.
Wanneer je een document in de toekomst niet meer nodig hebt, dan is het natuurlijk niet nodig om deze jarenlang te bewaren. Wees dus kritisch over welk document je bewaard.
Beginnen met een grote schoonmaak zorgt ervoor dat je overbodige documenten weggooit, waardoor je meer overzicht creëert.
3. Vaste plek voor documenten
De kans is groot dat je documenten kwijt raakt of dat je minder overzicht hebt als je geen gebruikt maakt van een vaste plek om documenten op te bergen. Het kiezen voor een vaste plek, zoals een lockerkast is dan ook een absolute aanrader.
Lockers zijn perfect om persoonlijke spullen en/of documenten veilig en netjes op te bergen. Lockerkasten zijn tegenwoordig verkrijgbaar in allerlei soorten, maten en kleuren. Er is dus altijd wel een lockerkast te vinden die bij jouw kantoorinrichting past.
4. Zorg voor een opgeruimde kast
Heb je een bepaalde kast die je gebruikt om alle documenten in op te bergen? Dan is het natuurlijk zaak om deze kans opgeruimd te houden, zodat je altijd gemakkelijk een bepaald document kunt vinden.
Om overzicht te creëren in je documentenkast is het verstandig om alle documenten te verdelen in verschillende mappen. Bijvoorbeeld een map met contracten, een map met facturen, een map met informatieve documenten en noem zo maar op. Eventueel kan je ook gebruik maken van handige archiefdozen.
5. Aparte map voor de belangrijkste documenten
Belangrijke documenten die je regelmatig nodig hebt kun je het beste opbergen op een aparte plek, zodat je altijd weet waar je ze kunt vinden.
Dit maakt het ook gemakkelijker om een belangrijk document snel te vinden.
Leave a Reply