14 October 2014 | door Danny Verhoeven

Na het schrijven van de Gids voor het creëren van een fijne thuiswerkplek kreeg ik veel positieve reacties, maar ook vragen of er een gids voor het huren van kantoorruimte kan worden gemaakt.

In het verleden heb ik al verschillende artikelen gepubliceerd over dit onderwerp zoals “Een flexibele werkplek. Wat is dat precies?” en “Deze kosten zijn aftrekbaar bij het huren van kantoorruimte“, maar nog geen totaal overzicht van het hele proces naar een geschikte kantoorruimte.

[the_ad id=’28752′]

Het kan namelijk zijn dat je als ondernemer zelf toe bent aan een kantoor of dat je samen met personeel een dak boven je hoofd nodig hebt. Ook heeft een eigen kantoor de volgende voordelen tegenover thuiswerken:

Professionaliteit. Alhoewel het steeds meer geaccepteerd word om klanten thuis te ontvangen is het over het algemeen zo dat een fysiek kantoor meer professionaliteit uitstraalt. Mede doordat er een centrale receptie aanwezig is die de telefoon beantwoord, en je klanten ontvangt.
Productiviteit.Een feit is dat op kantoor de kans kleiner is om gestoord te worden dan wanneer je thuis aan het werk bent.
Betere balans in werk en privé. Er bestaat nooit onduidelijkheid over wanneer je aan het werk bent en wanneer niet. Natuurlijk is je werk als ondernemer nooit af en kan het voor komen dat het werk thuis gewoon door gaat, maar er is een duidelijke scheiding tussen werk en privé.
Netwerken. Wanneer je een kantoor gaat huren ben je nooit alleen (tenzij je het budget hebt om een heel pand voor jezelf te huren / kopen). In een bedrijfsverzamelgebouw huur je samen met verschillende bedrijven een verdieping of gebouw waar je kennis mee kan delen en netwerken. Ook bevinden zich vaak bedrijven in de omgeving waar je mee kan netwerken.
Fiscaal. De kosten die je maakt met betrekking tot de huur van kantoorruimte zijn aftrekbaar van de belasting.

Overtuigd? Laten we dan bij het begin beginnen van het proces tot een geschikte kantoorruimte.

Stappenplan voor het huren van kantoorruimte

De stappen die ik met je ga doornemen staan op willekeurige volgorde, maar zijn wel allemaal van belang voor het totaalplaatje.

De onderdelen van het vinden van een geschikte kantoorruimte zijn:

Waar ga ik mijn onderneming vestigen?
Welk type kantoorruimte past het beste bij mijn onderneming
Welke opzet heeft je kantoorruimte nodig?
Indeling van het kantoor
Kantoorruimte inrichting
Flexibiliteit
Huisvestingsconcepten
Huurprijzen
Huurcontract

1. Waar ga ik mijn onderneming vestigen?

Tenzij je enkel een kantoor zoekt dat dichtbij de regio is waar je woont is locatie cruciaal. Een goede bereikbaarheid zorgt voor minder frustraties bij klanten, maar ook bij personeel.

Als het goed is weet je als ondernemer precies waar je doelgroep zich bevind en is het een logische stap om daar een kantoor te zoeken. Bied je landelijk je dienst of product aan? Dan is een centraal punt als Utrecht een prima plek om te vestigen.

Maar niet alleen de ligging bepaald of een locatie geschikt is of niet. Houd ook rekening bij het kiezen van een locatie met:

Is er voldoende parkeergelegenheid aanwezig? En moeten mijn bezoekers daar voor betalen?
Is de locatie goed bereikbaar met het openbaar vervoer? Klanten maar ook ondernemers maken tegenwoordig veel gebruik van de trein en bus.
Is er een snelweg in de buurt? Let op: het is niet altijd een voordeel om je onderneming dicht bij een snelweg te vestigen. Als deze vaak vol met files staat dan is het eerder een frustratie dan een voordeel.

2. Welke kantoorruimte past het beste bij mijn onderneming?

Voordat je direct vol enthousiasme op zoek gaat naar kantoorruimtes moet je behalve een bepaalde regio ook weten naar wat voor type pand je op zoek moet gaan. Ben je een creatieve start up dan kan een bedrijfsverzamelgebouw een goede optie zijn. Dit terwijl het voor een advocaten kantoor wellicht een minder geschikte optie is.

Ervaring van bezoekers en passanten bepaald door kantoorpand

De ervaring die je een klant geeft word mede bepaald binnen het kantoorpand (door de mensen die in je kantoor ronlopen), maar ook een gedeelte aan de buitenkant.

Misschien kan je namelijk wel je bedrijfsnaam op het pand plaatsen? Of wellicht staat er een bord langs de weg waarbij passanten kunnen zien dat jouw onderneming daar gevestigd is. Deze manier van branding draagt ook direct bij aan je imago.

Onderzoek dus van te voren goed welke bedrijven er in een kantoorpand gevestigd zijn. Wellicht liggen daar ook een aantal netwerk kansen!

3. Welke opzet heeft je kantoorruimte nodig?

Nu je precies weet waar je wilt gaan vestigen en welk type kantoorpand het beste bij je onderneming past kan je gaan kijken naar welke eisen je hebt qua opzet van een kantoor.

Ben je ZZP dan kan je voor jezelf naar een privé kantoor kijken, maar als je personeel wilt huisvesten moet je ook rekening houden met de arbo-wet.

Kale of volledig ingerichte kantoorruimte?

Qua inrichting geven verhuurders je vaak 2 opties; een kale oplevering of volledig ingericht. Niet altijd heb je deze keuze dus vraag dit altijd even na bij de makelaar.

Een persoonlijk karakter aan je werkplek? Zelf inrichten!

Vanzelfsprekend moet je bij een kale oplevering de inrichting helemaal zelf doen. Dit kost meer tijd en geld, maar dan heb je ook wel precies zoals je het zelf wilt en is het een stuk persoonlijker.

Een nadeel is weer dat je minder flexibel bent. Wanneer je personeel moet ontslaan dan kan je niet krimpen naar een kleiner kantoor vanwege het interieur. Tenzij je dat weer ergens anders gaat opslaan, maar dit kost ook weer extra geld.

Snel een kantoorruimte betrekken? Kies dan voor een ingerichte kantoorruimte

Heb je minder tijd en budget? Dan kan je het beste kiezen voor een volledig ingerichte kantoorruimte. Je kan dan een stuk sneller operationeel zijn omdat de verhuurder de opzet al klaar heeft staan.

Het kan zo zijn dat de verhuurder het meubilair in het groot inkoopt en daardoor per huurder goedkoper kan aanbieden. Natuurlijk zit dit wel verwerkt in de huurprijs net zoals de andere faciliteiten zoals; de keuken, kopieer apparaat etc etc.

4. Indeling van het kantoor

Behalve dat je moet kiezen of je zelf wilt inrichten of gaat voor een volledig ingericht kantoor moet je bepalen hoe je het kantoor wilt indelen. Wil je zelf graag in een prive kantoor werken? Of werk je liever met het hele bedrijf in een grote ruimte?

Om een indruk te krijgen van hoe een open kantoor werkt en eruit ziet kan je mijn blog over open kantoren lezen.

MW 2417 Initium

Prachtige open kantoor inrichting van Delo

Daarnaast kan je natuurlijk altijd nog kantoren inrichten voor bepaalde groepen (of een hele afdeling) die vaak moeten samenwerken. Ook kiezen sommige bedrijven ervoor om ieder individu tussen scheidingsmuren te zetten in een open ruimte. Dit word ook wel een “cubicle” genoemd.

Office-Cubicles

Persoonlijk ben ik geen fan van deze opzet en vind ik het ouderwets. Het nut van een afgeschermde werkplek zie ik wel, maar probeer dit dan te combineren met transparantie. Op deze manier houd je medewerker toch nog een beetje contact met de andere, en voelt hij/zij zich niet buiten gesloten.

Danone 13

Een mooi voorbeeld van een afgesloten ruimte van Danone waarbij toch nog de connectie met de rest van het kantoor behouden blijft.

5. Kantoorruimte inrichting

Nu je precies weet wat de opzet van je kantoor gaat worden, kan je gaan shoppen voor kantoorruimte inrichting. Maar voordat je dat gaat doen heb moet je wel weten wat je precies nodig hebt.

Natuurlijk niet nodig als je kiest voor een kantoorruimte dat al ingericht is, maar als je zelf gaat inrichten moet je rekening houden met het volgende:

Licht. Kies voor een kantoor met veel natuurlijk daglicht, maar extra verlichting op kantoor kan geen kwaad. Zonder goede verlichting kan jij en je medewerkers zich niet concentreren en zijn dus minder productief.
Meubilair. Een goede bureautafel en stoel zijn de basis voor iedere werkplek.
Aankleding. Omdat je ruimte kaal word opgeleverd moet je ook rekening houden dat je zelf het type vloer moet kiezen.
Opbergen. Als je wilt dat je kantoor netjes blijf zorg dan voor opberg mogelijkheden. Archiefkasten of lades zijn hier geschikt voor, maar nemen wel veel ruimte in beslag.
Kantooraccessoires. Dit zijn vooral spullen die je nodig hebt om je werk goed uit te voeren zoals; (brief)papier, potlood (wellicht een smartpen), marker, nietmachine, paperclips, printer, visitekaartjes en enveloppen.

Als laatste kan je er nog voor kiezen om kantoorplanten in verschillende ruimtes te plaatsen. Volgens een onderzoek gepubliceerd op MT.nl heeft dat de volgende voordelen:

Verbetering concentratie en geheugen
Minder stress
Minder ziekteverzuim
Minder depressief
Bloemen maakt gelukkig

6. Flexibiliteit

Je weet nu precies waar je wilt gaan vestigen, welke opzet en indeling je kantoor heeft en eventueel is de inrichting ook bekend. Maar voor welke periode ga je huren? In deze alinea vertel ik je waar je precies op moet letten.

De markt van kantoor verhuur veranderd en daarmee bieden verschillende verhuurders ook variatie in huurperiodes. Het is aan te raden om altijd te gaan voor flexibiliteit omdat je op deze manier op gebied van huisvesting kan anticiperen op de situatie van je onderneming.

Bijvoorbeeld: Je onderneming verkeerd in zwaar weer. Je moet noodgedwongen personeel ontslaan. Is de verhuurder van je kantoor ook zo flexibel om daar in mee te gaan? Kan je direct krimpen in kantoorruimte zodat je geen ruimte overhoud waar je wel voor moet betalen?

Let op: bij een echt flexibele kantoorruimte kan je op ieder gewenst moment switchen. Dat betekent dus tijdens de gehele huurperiode. Vraagt dit altijd even na!

Een ander voorbeeld: Je groeit enorm hard met je onderneming. Je moet nieuw personeel in dienst nemen. Is het mogelijk om direct een kantoor erbij te huren? Specifiek voor het aantal personen waar je extra ruimte voor nodig hebt?

Let op: Bij een echt flexibele kantoorruimte kan je precies het aantal ruimte huren dat je nodig hebt. Je moet niet direct een hele verdieping huren als dat niet nodig is. Hierdoor bespaar je ook weer geld.

Ik benadruk nogmaals dat deze flexibiliteit voor de gehele huurperiode moet gelden. Verhuurders zien de trend van flexibel verhuren, en verwerken dit in hun marketing. In de praktijk blijkt echter dat het enkel mogelijk is aan de beginperiode van je huurcontract. Opletten dus!

7. Huisvestingsconcepten

Zoals ik al in de vorige alinea benoemde zijn verhuurders op verschillende manieren bezig om huurders aan te trekken. Er zijn daarom verschillende soorten concepten op de markt waar je als kantoor zoekende je voordeel uit kan halen.

Deze concepten hebben betrekking op het gebouw zelf, inrichting, flexibiliteit en doelgroep.

Conventionele kantoorruimte

Beter bekend als de traditionele kantoorruimte. Deze vorm van kantoorruimte word kaal opgeleverd, en je betaald per m2 en niet per persoon. Geschikt voor ondernemers die zelf de touwtje in handen willen hebben en alles zelf regelen.

Internet en aanvullende diensten zijn in sommige gevallen wel aan te schaffen bij de verhuurder.

Voordeel conventionele kantoorruimte

Het grootste voordeel van deze vorm is dat je een eigen identiteit kan bepalen. Als een bezoeker je onderneming gaat bezoeken dan krijgen ze een unieke ervaring.

Nadelen conventionele kantoorruimte

De nadelen van een conventionele kantoorruimte zijn:

Contractsduur. Een conventionele kantoorruimte huur je voor lange periode en is dus niet flexibel. Huurperiodes van 5 tot 15 jaar zijn normaal.
Kosten onoverzichtelijk. Omdat je alles zelf apart moet gaan regelen gaat dit ook het nodige papierwerk opleveren. Je krijgt niet maandelijks een factuur waar alles netjes op staat, maar meerdere facturen (meer administratieve kosten).

Bedrijfsverzamelgebouw

In een bedrijfsverzamelgebouw huisvesten meerdere bedrijven zich in een kantoorpand. De huurkosten van een bedrijfsverzamelgebouw kunnen laag worden gehouden omdat je gezamenlijk gebruik maakt van diensten. Je moet hierbij denken aan het kopieerapparaat en bijvoorbeeld de kantine.

Vaak richten een bedrijfsverzamelgebouw zich ook op een bepaalde doelgroep. Hierdoor kan men onderling kennis delen en netwerken. Kennis is macht!

Voordelen bedrijfsverzamelgebouw

Een kantoorruimte huren in een bedrijfsverzamelgebouw bied de volgende voordelen:

Kosten. Een groot voordeel bij het huren in een bedrijfsverzamelgebouw is dat je alleen betaald voor wat je nodig hebt. Een werkplek huren doe je per persoon en niet op basis van vierkante meters. Ook optionele diensten zijn vaak op afroep beschikbaar (zoals een vergaderruimte of video conferentie).
Servicekosten. Kosten die je normaal gesproken hebt aan post – fax en een receptiedienst kan je bij een bedrijfsverzamelgebouw meenemen in de huurprijs. Je straalt daarmee direct professionaliteit uit omdat je klanten worden ontvangen door een receptie dienst en de telefoon word opgenomen door de receptioniste.
Flexibiliteit. Bij een werkplek in een bedrijfsverzamelgebouw bepaal jij de huur periode. Precies zoals beschreven in stap 6 “Flexibiliteit”.
Netwerken. Zoals ik al eerder aangaf heeft de verhuurder vaak een bepaalde doelgroep die hij wilt bereiken. Natuurlijk zijn vestigen zich ook andere bedrijven in een bedrijfsverzamelgebouw, en dat maakt het een goede mogelijkheid om te netwerken en kennis te delen.

Nadelen bedrijfsverzamelgebouw

Een werkplek huren in een bedrijfsverzamelgebouw heeft de volgende nadelen:

Overlast. Je bent samen met andere bedrijven in een pand gevestigd. Dit kan zorgen voor overlast. Natuurlijk mag het niet een bepaalde norm overschrijden anders kan je hier aanspraak op de verhuurder op maken.
Minder status. Omdat je het kantoor deelt met andere bedrijven kan dit minder status uitstralen.
Geen zichtlocatie. Je onderneming zit “weggestopt” in het pand. Men kan in de meeste gevallen dus niet van buiten af zien dat jouw onderneming daar gevestigd is. Wel is er bij sommige verhuurders de mogelijkheid om je logo en/of bedrijfsnaam op een bord te plaatsen in het pand.

Incubator

Een incubator is een gebouw gericht op ondernemingen in de pre- of startfase.

Hier worden allerlei ondersteunende diensten aangeboden zoals huisvesting, administratie, technische ondersteuning, contracten en management advies met als doel de startende onderneming een groeispurt te geven.

Niet elk startend bedrijf maakt kans om door een incubator geholpen te worden. Maar als daarvoor eenmaal groen licht gegeven, is krijg je toegang tot een geïntegreerd pakket diensten (zoals hierboven aangegeven).

Focus op ondernemen en groei

De voor- en nadelen zijn vergelijkbaar met een bedrijfsverzamelgebouw, maar focust zich dus voornamelijk op ondernemen en het ondersteunen van groei.

Business center

Deze oplossing is vergelijkbaar met de all inclusive vakantie. De kantoren zijn namelijk volledig ingericht en je huurt inclusief faciliteiten zoals een post en receptiedienst. Overige diensten zoals een vergaderruimte worden naar gebruik afgerekend.

Flexibiliteit is ook mogelijk in een business center. Je hoeft niet meteen voor 5 jaar te binden, maar kan zelfs per dagdeel afrekenen.

Voordelen business center

Een kantoorruimte huren in een business center heeft de volgende voordelen:

Geen investeringen in meubilair en kantoor apparatuur
Alle benodigde accessoires als internet en telefonie is binnen handbereik
Binnen lopen en direct operationeel
Geen personeelskosten tbv de secretaresse
Geen langlopende overeenkomst
Makkelijk en snel doorgroeien binnen hetzelfde gebouw
1 factuur voor alle diensten

De nadelen van een business center zijn vergelijkbaar met een bedrijfsverzamelgebouw.

Coworking

Met Coworking werk je in principe in een groep binnen een kantoor. Echter werken deze groep mensen niet gezamenlijk van een bedrijf, maar bestaat het uit ZZP’ers, zelfstandigen of mensen die vaak moeten reizen. Coworking is daarom vooral populair onder deze groep.

Je kan het dus zien als dat meerdere bedrijven actief zijn binnen een kantoor(ruimte). Daar waar bij alle andere huisvestingsconcepten elke onderneming een ruimte voor zichzelf heeft.
De voordelen van Coworking zijn:

Kosten. Het is vaak goedkoop om even aan te schuiven op een Cowork werkplek.
Je hebt (meer) collega’s. Soms kan je eens behoefte hebben aan mensen om je heen. Een Cowork plek is dus ook geschikt om te socializen.
Kennis delen. Omdat je met meerdere bedrijven actief bent binnen een ruimte is er veel kennis aanwezig. Vraagstukken waar je normaal alleen voor staat kan je nu in overleg oplossen met de andere ondernemers.

De nadelen van Coworking kunnen zijn:

Overlast. Je moet goed overweg kunnen met de mensen die in dezelfde ruimte actief zijn. Bij personeel kan je hier commentaar op geven, maar in een Coworking plek is dat niet altijd een mogelijkheid.
Verhoging huurprijs. Wanneer iemand besluit om op te zeggen dan schiet de huurprijs opeens omhoog.

8. Huurprijzen

Natuurlijk een grote factor op je beslissing is de huurprijs van een kantoor. Echter hebben wij van Kantoorruimtevinden.nl hier al een uitgebreid artikel over gepubliceerd.

Huurprijs van een kantoorruimte.

9. Huurcontract

Twintig punten die in een huurcontract moeten of kunnen staan.

Personalia huurder en verhuurder (rechtsvorm).
Voorwerp van huur. Dit houdt de beschrijving van de bedrijfsruimte, het adres en de bestemming in. Kijk goed wat wel er niet bij e huur inbegrepen is. Huur je casco (het omhulsel, dus de muren, vloeren, het dak etc) of zijn er ook dingen inbegrepen. Dit is heel belangrijk om goede afspraken over te maken. Ook de bestemming van het pand is cruciaal. Anders zit je met een pand waarvan je wel de huur moet betalen maar je niet je bedrijf kan starten.
Huurprijs. Je kan via een taxatie of door navraag te doen bij vergelijkbare panden er achter komen wat een redelijke marktconforme huurprijs is. Ook de huurverhoging wordt in dit deel bepaald. Je kan kiezen voor een vast percentage per jaar, je kan afspreken dat de huur helemaal niet verhoogd wordt of je kan gebruik maken van het consumentenprijsindexcijfer. Dit wordt maandelijks berekend door het Centraal Bureau van Statistiek. Verder bepaal je of de huur aan BTW onderworpen is.
Betaling van de huurprijs. Aan wie en per welk tijdvak.
Huurperiode.
Waarborgsom/bankgarantie
Opzegtermijn/opzegformaliteiten.
Afspraken over veranderingen en toevoegingen aan het pand aangebracht door de huurder die wil of niet ongedaan moeten worden na afloop van het huurcontract.
Je kan regelen dat als er verbouwd wordt op kosten van de huurder, de huurprijs niet wordt beïnvloed door de waardestijging en dus de huurprijsherziening.
Regeling wat de huurder moet repareren.
Regeling wat de verhuurder (verplicht) moet repareren bij mogelijke gebreken.
Mogelijke schadevergoedingen die de verhuurder moet betalen als er schade is door mogelijke gebreken.
Afspraken wat er gebeurd als de huurder zijn bedrijf verkoopt of in een B.V. wil inbrengen
Gemeentelijke en andere belastingen.
Gas, water, elektriciteit.
Is onderhuur geheel of gedeeltelijk toegestaan?
Voorkeursrecht van koop. Zeker aan te raden als de huurder gaat investeren in het pand.
Servicevoorzieningenpakket en servicekosten.
Verzekeringen.
Reclame: mag je teksten, lichtbakken en dergelijke op de gevel aanbrengen?

Bron: MKB Servicedesk

Veel succes!

Danny Verhoeven
Kantoorruimtevinden.nl

Over KRV Kantoorproducten

KRV Kantoorproducten helpt ondernemers bij het vinden en inrichten van werkplekken.

Zo bestaat ons assortiment onder andere uit:

[su_spacer size=”10″]

En diverse vastgoedmarketing producten:

Zoekmachine marketing Ebook voor makelaars
Vastgoed website
Website review voor makelaars
Google adwords voor makelaars